🌟 디테일의 간격 시리즈! [✏️ 미팅 효율을 2배로 높이는 사전회의록] (👀간단 요약) 📌 첫 번째 착각 : 정보를 충분히 소화할 시간 ✓ 회의 시 정보들을 그 자리에서 한 번에 소화하는 것은 결코 쉬운 일이 아님 ✓ 그래서 우리는 이해가 되지 않아 피곤함을 느끼거나, 자연스레 딴생각을 하게 됨 ✓ 준비한 사람들은 자신들이 이미 그 정보를 인지하고 있으므로 다른 사람들도 이해할 것이라는 착각에 빠짐 📌 두 번째 착각 : 아이디어를 생성하는 장소 ✓ 정보가 채 소화되기도 전에 그 자리에서 바로 아이디어를 도출하거나 의사결정을 한다는 것은 어쩌면 어불성설 ✓ 회의에서 새로운 아이디어를 내거나 의사 결정을 하는 것은 좀처럼 쉬운 일이 아님 📌 해결 방법 : 회의록을 사전에 공유하기 ✓ 회의 목적, 전달할 정보, 토론 내용 그리고 이를 통해 어떤 결과를 도출할 것인지 미리 작성하여 공유 ✓ 구글 Docs 나 Notion과 같이 모두가 함께 수정할 수 있는 공간이 좋음 ✓ 발표자들이 회의록을 동시에 작성 및 수정할 수 있고, 참석자들은 사전 질문을 남길 수도 있기 때문 ✓ 회의에서 다뤄지는 자료들 역시 최대한 상세히 회의록에 담아두는 것이 좋음 ✓ 회의록 작성이 완료되면 팀 캘린더 등을 통해 회의록을 소화할 시간을 할당하는 것도 좋은 방법 ✓ 각자의 머릿속에 소화된 회의 내용은 출퇴근이나 다른 장소에서 아이디어와 질문들로 재탄생 📌 해결 방법 : 회의는 최대 1시간, 토론 중심으로 ✓ 회의를 효율적으로 만들기 위해선 최대한 신속하게 마치는 것이 좋음 ✓ 회의록이 사전에 잘 공유되었다면 사실 1시간도 넉넉 ✓ 핵심적인 부분을 브리핑하고 (사전 공유가 되었으니) 바로 토론으로 ✓ 토론할 주제가 없는 회의는 꼭 해야 하는 회의인지 다시 한번 생각해봐야 ✓ 적절한 생산성 툴을 활용하여 미팅 없이 상시 정보를 공유하고, 정보 공유만을 위한 회의는 최대한 지양 📌 정리 ✓ 회의 목적 / 아젠다 / 상세정보 / 토론 주제를 사전에 공유 (구글 Doc, Notion 등) ✓ 회의는 1시간이내 (Timer를 활용) ✓ 토론 주제 없이 정보 전달만 위한 회의는 취소. (팀 온라인 대시보드로 정보 공유) (👋중요한 이유가 뭔가요?) 한 스타트업 재직 시, 미팅을 밥 먹듯 한 적 있어요. 잠깐 자리에 앉아 회의 내용을 정리하거나 다음 단계를 생각하다 보면 또 다른 미팅이 기다리고 있었습니다. 미팅이 필요한 순간은 분명 존재하지만, 미팅 없이 진행 가능한 일들이 습관처럼 미팅으로 이어지는 상황은 효율성과 생산성을 정말 많이 낮춘다는 것을 경험했던 시간이었어요. 재택근무 9개월 차로 접어든 지금은 이런 일이 오히려 많이 줄어들었습니다. 꼭 필요한 순간에만 미팅을 잡고, 사전에 논의할 내용을 미리 공유하는 등의 문화가 잘 자리 잡았기 때문입니다. 본문 중 '토론할 주제가 없는 회의는 꼭 해야 하는 회의인지 다시 한번 생각해봐야' 이 내용이 가장 와닿았어요. 저 과정을 거치지 않고 습관적으로 미팅을 하고 있다면, 우리만의 기준을 꼭 생각해봤으면 하는 마음으로 코멘트를 작성합니다. (💌함께 읽어보세요!) ✓ 다 알 것 같지만 대부분 모르는 자료 공유 노하우 : https://careerly.co.kr/comments/28097 ✓ 모두를 위한 업무 매뉴얼 작성하기 : https://careerly.co.kr/comments/18878