기업이나 조직에서의 회의는 리더의 ‘원맨쇼’로 | 커리어리

기업이나 조직에서의 회의는 리더의 ‘원맨쇼’로 끝나는 경우가 부지기수다. 회의가 질책과 교육의 장으로 활용되는 것이다. 이는 상사는 결정을 내리는 사람, 부하는 실행하는 사람이라는 이분법적 사고가 작용하기 때문이다. 이런 사고를 타파하고 ‘알맹이’가 있는 회의를 이끌기 위해선 어떤 방법을 써야 할까? 보고와 지시 중심의 회의문화는 굴뚝경제 시대의 대량 생산에는 효과가 있었다. 그렇지만 지식정보 기반의 창조경제 시대에는 한계가 있다. 시대는 바뀌었는데 조직이 일하는 방식에는 변화가 없으니, 계속 엇박자가 나고 구성원들은 답답하고 힘들어 하는 것이다. 사실 회의에 대한 핵심문제는 단골로 지적되었던 ‘회의문화’가 아니라 ‘회의방식’에 있다. 문화를 바꿀 수 있을까? 문화란 조직 구성원들이 생각하고 행동한 것의 결과이다. 문화라는 결과를 바꾸기 위해서는 구성원들의 생각과 행동이라는 인풋과 프로세싱의 변화가 선행되어야 한다. 이에 알맹이가 있는 회의를 진행하기 위한 방법 3가지를 제안한다. 1️⃣참석자들의 역할과 책임을 명확히 한다. 회의 참석자들이 무엇을 논의하고 어떤 역할을 해야 하는지 미리 알고 회의에 참가하는 경우는 사실 많지 않다. 관성적으로 참석하거나, 대신 참석하거나, 마지못해 참석하는 경우가 비일비재하다. 이렇게 회의를 진행하니 생산적일 수가 없다. 회의에 꼭 필요한 사람들이 참석하고, 그 사람들의 역할과 책임을 명확히 하면 회의방식의 변화를 가져올 수 있다. 인터랙션(Interaction) 회의에서 진행자는 회의 진행의 책임이 있으며, 리더는 안건에 대한 최종 결정을 내려야 하는 책임이 있다. 서기는 회의록을 작성하고 공유 및 전파하는 책임을 진다. 이렇게 하면 회의록 작성 누락을 시스템적으로 막을 수 있다. 나머지 멤버들은 회의에서 의견을 개진하고 회의의 성공을 책임지며 회의를 감시하는 역할을 한다. 회의 프로세스를 관리하는 사람은 리더로부터 회의 진행을 위임받은 진행자이다. 조직을 총괄하는 리더는 회의 준비까지 다 챙길 수가 없다. 리더가 진행하는 회의들이 부실해질 수밖에 없는 이유다. 또한 현실에서는 누가 진행자인지 알 수 없는 경우도 많다. 많은 회의에서 진행자는 순서를 안내하는 안내자에 가깝고, 오히려 리더가 진행을 하고 답을 제시한다. 원래 리더는 회의 안건에 대해 최종 결정을 내리는 사람이다. 그러나 많은 경우 회의를 주재하고, 지시하고, 질책하고 교육까지 한다. 그러니 회의에서 리더들이 말하는 시간이 전체의 70% 이상을 차지한다. 이런 상황에서는 유의미한 토론과 결과를 만들 수 없다. 회의 과정이 제대로 운영되지 못하면 회의 결과도 만족스러울 수 없다. 회의에 유능한 진행자만 있어도 효과적인 결과를 만들 수 있다. 최종 결정은 리더가 하지만 회의진행의 책임은 진행자에게 있다. 진행자는 리더에게 회의진행의 권한을 위임 받아 회의를 진행한다. 리더가 진행할 경우 구성원들이 제대로 의견을 제시하기가 어렵기 때문이다. 이러한 문제를 방지하고 알맹이 있는 결과를 만들기 위해서 진행자가 꼭 필요하다. 인터랙션 회의에서 회의 성공의 책임은 참석자에게도 있다. 단순히 참석에 의미를 두는 것이 아니라, 유의미한 결과물을 만들어내야 한다는 책임감을 가져야 한다. 그래야 참가자들도 사전에 준비를 하고, 회의 결과를 도출하기 위해 적극적으로 참여하게 된다. 이러한 인터랙션 회의방식은 알맹이 있는 회의를 만들고, 수평적 조직문화를 만드는 첩경이다. 2️⃣회의 agenda와 목표를 명확히 한다. 이것은 알맹이 있는 결과를 만들기 위해서도 중요하다. 어젠다를 만들 때는 명사형 의제보다 질문형 의제로 제안하는 것이 더 효과적이다. 질문은 사람들의 생각의 문을 열게 한다. 질문형 의제는 이번 회의에서 무엇을 논의하고 어떤 아웃풋을 만들어야 하는지를 참가자들에게 효과적으로 인식시킨다. 회의 목표는 진행하는 회의가 어떤 수준의 결과물을 만들어야 하는 자리인지를 알려준다. 오늘 회의가 끝장 회의인지, 정보공유만 하는 것인지, 보고와 토론 후 결정까지 하는 것인지를 보여주는 안내판과 같다. 회의 목표에 대해 좀 더 살펴보자. 회의 목표는 회의 시간, 진행 방법, 참여 수준 등을 결정하는 중요한 요인이 된다. 또한 목표는 회의 어젠다에 대한 방향타와 같은 역할도 한다. 회의 어젠다가 회의를 하는 배경과 이유에 대한 설명이라면, 회의 목표는 회의를 통해 얻게 되는 결과물이다. 구체적인 회의 목표의 설정을 통해, 얻고자 하는 바에 대한 참석자들의 공감대를 형성하는 것이 중요하다. 3️⃣회의 계획서를 작성한다. 모든 일이 그렇듯이 준비가 중요하다. 회의 역시 준비과정을 어떻게 하느냐가 성공적인 회의의 승패를 좌우한다. 먼저 회의 진행자는 회의 리더(최상위자)의 권한을 위임받아 회의를 준비한다. 그 다음은 회의 어젠다와 목표를 선정한다. 이것은 회의 진행자가 리더와 협의해서 선정해야 한다. 의제와 목표를 최종 결정한 이후에는 그에 맞는 참석자를 선정해야 한다. 해당 회의 의제를 논의하기 위해 꼭 참석해야 할 사람이 누구인지가 판명되면, 대신 참석하는 인원도 최소화할 수 있다. 또한 참석하는 사람 역시 회의에서 역할을 명확하게 인식할 수 있다. 의제와 참석자 선정이 끝나면 회의 진행방법과 시간을 구체화한다. 그런데 회의를 준비를 하다 보면 놓치는 것이 생길 수 있다. 또한 참석자들도 참석 요청 메일을 받지만 어떤 내용을 논의하고 어떤 역할을 해야 하는지 모르는 경우가 많다. 이러한 문제를 방지하기 위해 회의 전반의 진행 내용을 체계적으로 정리해둔 회의 계획서가 필요하다. 회의 계획서는 회의의 목적과 어젠더, 진행 순서와 참가자 역할에 대한 안내, 준비물 등 다양한 상황을 한눈에 보기 쉽게 정리한 계획안이다. 이것이 회의 참석자들에게 사전에 공유되면, 회의 상황 전반을 미리 이해하고 준비하도록 돕는다. 끝으로 회의 계획서는 회의록으로도 활용될 수 있다. 회의 계획서의 의제 별로 논의사항을 기록한다면, 회의 계획서를 회의록으로 쉽게 활용할 수 있고 시간도 줄일 수 있다. 이처럼 회의 계획서는 준비 단계 뿐만 아니라 사후 관리 단계에서도 유용하게 사용할 수 있다.

"답없는 회의를 또?" 회의를 위한 회의에서 벗어나는 3가지 방법

Naver

2022년 1월 25일 오후 2:15

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