실용적인 위험관리를 위한 팁 (3) - 위험식별 워크숍 실시

프로젝트 위험관리는 실전에서 적용하기 힘든 프로세스입니다. 위험관리는 이슈가 발생하기 전에 예방하는 것이 목적인데, 현실에서는 발생한 이슈를 해결하기에도 시간이 부족하기 때문입니다. 그렇지만 프로젝트의 어떤 요인이 불확실하고, 그 요인이 프로젝트에 미치는 영향은 무엇인지, 그리고 부정적인 영향력을 최소화하려면 무엇을 해야 하는지 파악하는 것은 중요합니다. 1) 위험관리 개요 2) 위험관리와 프로젝트 계획 3) 위험식별 워크숍 실시 4) 위험식별, 위험보고, 대응계획수립 위험관리를 시작하려면 위험을 식별해야 합니다. 프로젝트 초반에 위험을 식별하는 방법은 계획문서(제안서, 계약서, 프로젝트 계획서)를 검토하거나 팀원이나 이해관계자들과 워크숍 또는 인터뷰를 하는 방법이 있습니다. 프로젝트의 모든 상황을 계획문서에 표현할 수 없기 때문에 팀원 또는 이해관계자들과 워크숍을 실시하는 것도 위험식별을 위한 유용한 방법입니다. 워크숍을 통해 위험을 식별하면 참석자들이 프로젝트를 인식하는 관점을 파악할 수 있는 것도 프로젝트 관리자에게는 도움이 됩니다. 워크숍을 통한 위험식별 시 유의할 사항은 다음과 같습니다.    - 참석자들이 부정적인 생각을 하고 토의하는데 부담이 없도록 합니다.   부정적인 상상을 하고 공식적으로 이야기하는 것은 참석자들에게 부담스럽습니다. 따라서 참석자들이 부담 없이 위험을 이야기할 수 있어야 합니다. 퍼실리테이터 또는 프로젝트 관리자가 프로젝트 팀원들에게 다음과 같은 이야기로 워크숍을 시작하는 것이 좋습니다.    “지금은 프로젝트에서 생길 수 있는 나쁜 일들에 관하여 이야기하는 시간입니다. 우리가 프로젝트 납기를 지키고 고객의 요구사항을 충족시키면서 예산 내에 끝낼 수 있을까요? 만일 그렇지 않을 수도 있다는 생각이 든다면 무엇 때문에 그렇게 될까요? 모두들 가슴속에 있는 ‘만에 하나’를 이야기해 주시길 부탁드립니다. 부정적인 상상을 하는 것은 성숙한 사람들의 특징입니다.”   -  위험식별 워크숍을 계획합니다.    • 참석 대상자 프로젝트 팀과 프로젝트의 이해관계자 모두가 참석하는 것이 바람직합니다. 경영층 참석이 자유로운 토의에 제약이 있다고 판단하면 경영층은 워크숍 대상에서 제외할 수 있습니다. 가급적 많은 사람이 참석해야 하는 이유는 다양한 위험을 식별할 수 있다는 장점뿐 아니라 위험식별 회의가 팀빌딩을 하는 수단이 되기 때문입니다. 많은 사람이 참석할수록 식별된 위험에 대한 정당성도 확보할 수 있습니다.    • 회의 시기 참석 대상자들이 프로젝트 내용을 이해하고 있어 그에 따른 위험을 식별할 수 있는 시기이어야 합니다. 보통 프로젝트 계획을 시작한 이후부터 착수보고 이전이 이 시기에 해당합니다. 착수보고 전에 워크숍을 하면 위험 내용과 대응계획을 착수보고서에 포함시킬 수 있기 때문입니다.    • 준비물 프로젝트 개요 설명자료, 위험식별 체크리스트, 포트스잇을 준비합니다. 프로젝트 개요는 프로젝트 내용을 설명하는 자료이며 위험식별 체크리스트는 참석자의 위험식별을 도와주는 자료입니다. 포스트잇은 참석자가 식별한 위험을 기록하는 용도로 활용합니다.    -  위험식별 워크숍은 다음과 같은 순서로 진행합니다.    • 회의목적 안내 프로젝트 관리자 또는 퍼실리테이터가 참석자에게 회의목적과 회의결과의 활용방안을 설명합니다.    • 프로젝트 개요 설명 참석자의 프로젝트 이해 수준을 고려하여 너무 길지 않게 간단하게 설명합니다.   • 위험식별 체크리스트 설명 조직에서 위험식별 체크리스트가 있다면 그것을 활용하거나 챗 GPT에 문의한 체크리스트를 활용하는 것도 좋습니다. 체크리스트는 위험식별을 도와주지만, 참석자의 사고를 제한하는 단점도 있습니다. 참석자들의 역량을 고려하여 체크리스트를 준비하지 않아도 됩니다.   • 개인별 위험식별 미리 준비한 포스트잇을 한 사람에 5장 정도 배포한 뒤, 한 장에 한 가지의 위험을 기록하도록 요청합니다. 포스트잇은 나중에 칠판에 붙여서 특성요인도 형태로 정리할 수 있기 때문에 가급적 글씨를 크게 적도록 요청합니다. 또한 위험의 내용도 키워드를 중심으로 간략하게 정리해 주도록 부탁합니다. 미리 샘플을 준비하여 보여주는 것도 좋은 방법입니다. 작은 포스트잇은 잘 떨어지기 때문에 접착력이 좋고 조금 큰 포스트잇을 준비합니다. ‘일정지연 위험’처럼 아무런 의미를 제공하지 않는 위험의 결과를 기술하지 말고 위험의 원인을 기술하도록 안내합니다. 너무 긴 시간을 주지 않고 10분 정도만 부여하시기 바랍니다.   • 위험유형 분류 포스트잇을 취합하여 퍼실리테이터가 취합된 포스트잇의 비슷한 유형별로 위험을 그룹핑하여 화이트보드나 큰 칠판에 부착합니다. 위험유형 분류의 목적은 향후 의사소통을 위한 것이기 때문에 이해관계자들의 동의가 중요하지만 토의가 길어지면 퍼실리테이터가 잠정결론을 내려야 합니다. 위험을 분류하는 과정에서 위험대응계획에 관한 내용도 언급할 수 있지만 회의의 목적은 더 많은 위험을 정확하게 식별하는 것임을 밝혀 위험식별에 집중합니다.    • 향후일정 설명 식별된 위험의 대응계획을 어떤 일정으로 수립할 것인가를 설명합니다. 프로젝트에서 적용할 위험관리 프로세스와 양식을 이 자리에서 설명하는 것도 좋습니다.    - 워크숍의 결과를 최종 정리합니다.  화이트보드에 정리한 내용을 노트북으로 옮기거나 사진을 찍은 뒤, 워크숍 결과를 최종 정리합니다.    • 불명확한 내용 정리 다른 사람들이 읽었을 때 무슨 위험인지를 알 수 있도록 문구를 보완합니다. 상위 수준의 위험을 개략적으로 기술하지 않습니다.   • 중복된 위험항목 제거 워크숍에서 제거하지 못한 중복된 위험을 식별하여 제거합니다.    • 최종 정리 ‘위험 유형’, ‘위험’, ‘위험 내용’의 형태로 최종 위험을 정리하여 참석자에게 배포합니다. 위험 내용은 참석자들이 위험을 정확하게 이해할 수 있도록 내용을 보완해도 좋습니다. 위험 내용을 기록하는 방법은 “~때문에(원인), ~가 발생 가능하며(위험), 그때 프로젝트는 ~ 될 수 있다(영향력)”의 형식이 바람직합니다.    상황이 허락한다면 식별한 위험에 대한 대응계획을 수립하는 워크숍을 별도로 진행하는 것도 좋습니다. 그러나 위험대응 계획수립은 소수의 인원이 참석하여 진행할 수도 있습니다.  ======================================================= 제가 삼성 SDS에서 30년동안 경험하고 체득한 교훈을 정리한 을 25년 1월 출간한 소식을 공유합니다. https://product.kyobobook.co.kr/detail/S000215148133