달성하기 힘든 일정으로 프로젝트를 시작할 때 PM의 대응방안

프로젝트를 하다 보면 “이 일정은 현실적으로 불가능하다”는 생각이 드는 순간이 있다. 그럼에도 불구하고 프로젝트는 해야 할 때 PM은 프로젝트 지연과 PM 평판이 나빠지는 것을 최소화해야 한다. 달성하기 힘든 일정으로 프로젝트를 시작할때 PM의 슬기로운 대응방안은 다음과 같다. - 일정 지연이 가져올 영향을 명확히 이해해야 한다. “누가 피해를 보는가?”, “그 피해는 얼마나 큰가?”를 따져야 한다. 일정 지연은 단순한 일정 문제가 아니라 매출, 비용, 브랜드 신뢰, 조직 간 관계에까지 영향을 준다. 이 영향을 가능한 한 계량화해야 하여 피해를 많이 보는 이해관계자의 발언권을 높이도록 지원해야 한다. 그래야만 이후 의사결정에서 범위 축소, 품질 조정과 같은 현실적인 선택이 가능해진다. - 조기에 위험보고를 한다. 많은 PM이 “조금 더 해보고 보고하자”는 선택을 한다. 하지만 이는 상황을 악화시키는 전형적인 패턴이다. 일정이 어려운 것이 보인다면, 초기에 투명하게 공유하는 것이 전략적으로 유리하다. 이때 중요한 것은 단순 보고가 아니라 프레이밍이다. “문제가 있다”가 아니라,“이런 위험이 있으며, 다음과 같은 대응 옵션이 있다”는 방식으로 접근해야 한다. 예를 들어 다음과 같은 대안을 생각 할 수 있다. - 범위를 줄이는 대신 일정 유지 - 일정 지연을 감수하고 품질 확보 - 추가 비용 투입을 통한 일정 회복 이처럼 2~3개의 대안을 제시해야 문제보고가 아닌 의사결정을 가능하게 만든다 - 내부 일정은 현실적으로 관리해야 한다. 외부 일정이 비현실적일수록, 내부 일정은 오히려 더 현실적으로 유지해야 한다. 많은 조직이 외부 일정에 맞추기 위해 내부 계획까지 왜곡시키는데 결과는 통제력을 완전히 잃게된다. 프로젝트에서 일정을 단축시키는 지름길은 사막의 오아시스처럼 착각이다. 대부분의 경우 지름길은 없다. 내부 계획은 최초 보고한 달성해야 할 일정이 아니라 달성가능한 일정이어야 한다. 그래야만 실제 진행 상황과의 차이를 통해 리스크를 관리할 수 있다. - 핵심기능과 핵심 경로에 집중한다. 모든 것을 지키려 하면 아무것도 지킬 수 없다. 핵심 기능과 핵심 경로(critical path)에 집중해야 한다. 프로젝트의 성공을 좌우하는 요소가 무엇인지 정의하고, 나머지는 과감히 우선순위를 낮추는 결단이 필요하다. - 진척관리보다 위험관리에 집중한다. 주간 또는 월간 보고는 단순 진척률이 아니라 위험 중심으로 재구성해야 한다. '몇 % 진행되었는가'보다 '어떤 위험이 커지고 있는가'가 훨씬 중요하다. 진척률은 결과이고 위험관리는 원인이다. 미래의 숫자를 좋게 만들기 위해 지금 할 수 있는 일에 집중해야 한다. - 침묵, 왜곡, 그리고 팀원의 희생을 강요하면 안 된다. 문제를 숨기면 더 큰 문제가 되고, 현실을 왜곡하면 잘못된 의사결정이 내려지며, 팀원에게 과도한 부담을 전가하면 단기적으로는 버틸 수 있어도 결국 조직이 무너진다. PM의 역할은 불가능한 일정을 가능하게 만드는 것이 아니라, 힘든 상황 속에서 조직이 올바른 선택을 하도록 만드는 것이다. 달성하기 어려운 일정은 경영층도 알고 있다. 이 기회를 잘 활용하면 위기에 대응하는 PM의 역량을 보여주는 기회가 된다. ============================ ‘슬기로운 PM생활’은 생산성 본부에서 교육 중입니다. https://www.kpc.or.kr/PTWED003_dtil_view.do?ecno=47887 기업 PM 교육 또는 프로젝트 관리 성숙도 향상에 관심이 있는 분께서는 아래로 문의하시면 연락드리겠습니다. https://www.notion.so/PM-2c23fcbfd93180539098fcbfeb39faf4