목표를 달성하는 팀장의 노하우 커리어에 도움되는 아티클 236 회사에서 보고서 문서를 작성하는 일이 효율적인 업무 추진 방식에 방해가 되는 요인이라는 생각을 많이 하고 있는 것 같습니다. 보고서

목표를 달성하는 팀장의 노하우 커리어에 도움되는 아티클 236 회사에서 보고서 문서를 작성하는 일이 효율적인 업무 추진 방식에 방해가 되는 요인이라는 생각을 많이 하고 있는 것 같습니다. 보고서 문서를 작성하는 일이 업무 비효율을 만드는 이유는 보고서를 작성하기 위해 많은 시간을 투입하기 때문이지 보고서 자체가 문제는 아닌 것 같습니다. 오히려 문서를 만들고 저장하지 않아서 소중한 생각과 아이디어, 배움이 날아가 버리는 상황을 현장에서 자주 목격했습니다. 그래서 저는 문서를 만드는 것을 중요하게 생각하고, 가능한 모든 업무를 문서로 기록하려고 노력합니다. 오늘 소개하는 콘텐츠는 팀 단위 업무 보고서에 대한 이야기입니다. 특히 팀장은 팀 단위 보고서 작성에 있어서 어떤 역할을 해야 하는지 노하우를 소개하고 있습니다. 소개되는 모든 내용을 기억하고 싶을 정도로 업무에 도움이 많이 될 것 같아요 :) 오늘의 콘텐츠가 특별히 인상적인 내용은 아래와 같습니다. 첫 번째, 회고의 중요성입니다. 콘텐츠 저자는 이를 '데이터베이스화'라고 소개합니다. 월간 보고서를 예를 들면, 매월 수립한 계획과 실행, 그리고 성과를 회고하고 기록하는 것이 데이터가 되어 더 나은 의사결정을 하는데 도움이 됩니다. 회고를 통해 내일 발전할 수 있습니다. 기록해야 회고한 내용을 기억하여 실행할 수 있습니다. 두 번째, 리더 (시니어)는 구성원의 건강한 성장을 도와야 합니다. 팀 단위 보고서는 팀장과 팀원, 모두가 참여해서 작성하는 문서를 의미합니다. 팀워크를 발휘해야 한다는 의미입니다. 팀워크는 모든 팀원 사이에 균일한 역량을 발휘할 때, 힘이 생기는 것 같습니다. 역량이 부족한 팀원이 있다면 성장할 수 있도록 돕는 것이 팀워크를 발휘하기 위한 준비 동작이 됩니다. 여기서 리더 또는 시니어가 솔선수범하여 동료를 돕는 적극적인 역할을 해야 하는 것 같습니다. 팀을 리드하는 팀장의 보고서 저자 고현숙 팀장의 보고서는 혼자서 처음부터 끝까지 하나하나 작성하던 '개인의' 보고서가 아니라, 팀 운영의 결과로써 팀 메시지가 도출되는 '팀 단위'의 보고서가 되어야 합니다. 팀장이 되어서도 예전처럼 개인의 보고서를 쓰려고 하면 팀장은 바쁜데, 팀원은 팀장이 무슨 일을 하는지 모른 채 다른 업무는 진행되는 않는 상황이 그려질 수도 있습니다. 따라서 팀장은 팀이 잘 운영될 수 있는 체계를 갖추고 이를 탄탄하게 만드는 것 자체에 더 많은 시간을 할애해야 합니다. '보고서'를 잘 활용하면 팀이 목표 달성을 위해 문제없이 운영되고 있는지 알 수 있습니다. 즉, '팀장의 보고서'는 팀의 체계를 만드는 데 핵심적인 역할을 할 수 있습니다. 팀장의 보고서를 작성하다보면 다음의 두 가지 고민을 하게 됩니다. 1) 팀 단위의 보고서는 어떻게 취합하고, 이를 팀 운영에 활용하는 방법은 무엇일까? 2) 각 팀원이 보고서를 잘 쓸 수 있도록 어떻게 훈련시켜야 할까? 💡팀을 '리드하는' 보고서의 세 가지 조건 좋은 보고서란 읽는 사람으로부터 내가 원하는 의사결정을 빠르게 얻어내는 것입니다. 회사는 제한된 리소스를 활용해서 최대한의 효과를 내도록 결정을 내리는 조직인데, 그 의사결정을 이끄는데 필요한 핵심 자료가 '보고서'이기 때문입니다. 팀장에게 있어 보고서는 팀 단위로 말하고자 하는 바를 명확히 담은, 팀장과 팀원이 함께 쓰는 보고서입니다. 이를 위해 팀장은 팀원이 전체 그림을 보면서 각 파트를 잘 쓸 수 있도록 '팀을 운영하는 프로세스와 가이드'를 만드는 데 집중해야 합니다. 궁극적으로 팀을 리드하는 보고서에는 다음 3가지 조건이 충실히 담겨야 합니다. 첫째, 팀의 주요 과제 및 KPI 설명이 필요합니다. 둘째, 팀의 KPI 달성을 위해 어떤 '의사결정 기준'을 가지고 있는지 설명해야 합니다. 보고서에는 KPI 달성을 위한 '계획 - 실행 - 리뷰 프로세스가 잘 담겨있어야 합니다. 셋째, 팀의 과거 액션과 결과를 지속적으로 기록하여 히스토리를 쌓는 데이터베이스 역할을 해야 합니다. 팀이 꾸준한 성과를 이루려면, 그동안 진행했던 실험과 결과, 그 과정에서 얻은 배우고 느낀 점을 기록으로 남겨야 합니다. 월간 보고서는 목표를 달성하는 팀을 만들려면, 목표를 달성하기 위한 플랜을 세우고, 실행한 후, 이를 리뷰하면서 다음 달 플랜을 더 강화하는 프로세스가 필요한데, 월간 보고서는 이 중 마지막 '리뷰' 단계에서 중요한 역할을 합니다. 리뷰를 하면서 처음 세운 계획을 회고하여 앞으로 필요한 부분을 보강해 목표 달성에 도움이 되는 플랜을 세울 수 있기 때문입니다. 월간 보고서로 리뷰를 한다는 것은 다음 세 가지 액션이 가능함을 의미합니다. 1) 최초 플랜 대비 성과 측정 비교 (목표 대비 OO%) 2) 작년 동기간 및 전월 결과 대비 결과 비교 (전년 대비 OO%, 전월 대비 OO%) 3) 실제 실행 결과를 쌓아가는 데이터베이스화 월간 보고서 작성 과정에서 팀장의 역할은 보고서를 통해 KPI 목표 달성을 위한 우리 팀만의 효율적인 의사결정 프로세스를 만들고, 각 팀원이 자신이 맡은 파트를 원활하게 완성할 수 있도록 역할을 명확히 세우는 것입니다. 이때 팀장은 팀원이 자신의 파트에만 매몰되는 것이 아니라, 전체 목표를 이해하면서 작성할 수 있도록 명확한 가이드를 주는 것이 필요합니다. 팀 단위 보고서에 필요한 '팀장의 스킬' 첫째, 팀장은 보고서의 목적을 명확히 하고, 이를 팀원에게 공유해야 합니다. 좋은 보고서는 '말하고자 하는 바가 명확한' 보고서입니다. 보고서를 작성할 땐 항상 '내가 무엇을 말하고자 하는지'를 생각해야 합니다. 둘째, '숫자'에 기반한 명확한 메시지를 전달해야 합니다. 숫자는 앞서 개요에 전달된 핵심 메시지의 근거를 만드는 과정이고, 이는 팀이 의사결정을 내리는 데 있어 명확한 기준 역할을 할 수 있습니다. 셋째, 문제에 대한 해결 방안을 포함해야 합니다. 우리가 앞서 보고서의 목적을 분명히 하고, 숫자를 쪼개서 보았던 이유, 문제를 정의하고 이를 해결하기 위함 입니다. 팀장은 우리가 할 수 있는 것과 할 수 없는 것을 명확히 구분하여 이해하고 할 수 있는 것부터, 그리고 그중에서도 가장 효과가 좋을 것으로 예상되는 것부터 하겠다고 제시할 수 있어야 합니다.