건강한 회의 문화 만들기 커리어에 도움되는 아티클 263 회의는 2명 이상의 사람들이 모여서 특정 주제에 대해서 자유롭게 토론하는 시간을 의미합니다. 회의 전에 주제에 대해서 명확하게 공유하여

건강한 회의 문화 만들기 커리어에 도움되는 아티클 263 회의는 2명 이상의 사람들이 모여서 특정 주제에 대해서 자유롭게 토론하는 시간을 의미합니다. 회의 전에 주제에 대해서 명확하게 공유하여 참석자가 미리 생각을 정리할 수 있도록 준비하는 것이 중요하다고 생각합니다. 회의에 참여하는 기회는 리더가 될 수록 점점 늘어나곤 합니다. 의사 결정에 대한 책임을 가지기 때문입니다. 늘어나는 회의에 잘 대응하기 위해서는 회의 전과 후, 진행하는 동안 해야 하는 역할에 대한 정의가 확실해야 합니다. 안타깝게도 우리는 회사 생활을 하면서 회의를 잘 하는 방법을 교육을 받거나 선배로부터 잘 배우지 못하는 경우가 많습니다. 오늘 소개하는 아티클은 대기업 팀장님의 사례로 하루 일과 중 많은 시간을 차지하는 회의에 대한 생각을 나누는 내용입니다. 스타트업에서는 모든 구성원이 활발하게 회의를 진행하고 참여하기 때문에 참고하여 이전보다 건강한 회의 문화를 만드는데 도움이 되면 좋겠습니다 :) 하루 참석 회의만 3개? 팀장의 유형별 회의 컨트롤 방법 저자 최방실 팀장에게 회의는 협업을 통해 업무를 추진하는 중요한 커뮤니케이션 도구이며, 참석하는 사람도 결정해야 하는 사항도 모두 다르다. 주제의 중요성과 다양한 참석자들을 감안하면 시간을 효율적으로 사용할 수 있는 회의 설계가 중요하다. 여러 부서가 한자리에 모이는 회의의 특성상 각자의 주장이 이어지면 계속 평행선을 달리기 쉽기 때문이다. 사업 환경은 생물체와 같이 변화하고 진화할 수 있다는 점을 염두에 둬야 한다. 즉, 해당 시점과 상황에 맞는 최선의 해답을 찾는 선택을 할 수밖에 없다. 내외부 커뮤니케이션을 할 때, 이점을 인지하는 것이 필요하다. 그리고 의사결정을 진행하는 단계에서 불편한 커뮤니케이션이나 처리해야 할 업무를 담당하는 부서가 되더라도 책임감을 가지고 대응해야 한다. 일정 시점을 기준으로 발제부서에서 자료를 배포한 뒤 유관부서에서 의견과 해당 근거를 이메일로 송부하거나 클라우드에 업데이트하는 방법(노션, 기업 내 업무 클라우드 등)을 활용해볼 수 있다. 서로 특정 일자 기준으로 스냅샷을 찍어 정리하고 넘어가는 방법이다. 이후 의사결정을 바꿀 만한 새로운 사실을 알게 된 경우, 우선 그 시점을 기준으로 자료를 공유하고 회의를 할 수 있도록 여지를 두면 의사결정을 '과정'으로 이끌어갈 수 있다. 그때는 맞고, 지금은 틀릴 수도 있기 때문이다. 사전에 자료가 공유되었다는 전제 하에 참여 부서별 3~5분가량 스피치를 제안한다. 이시간 동안 회의의 목적과 결정이 필요한 사항을 설명하면, 반드시 전달되어야 하는 필수적인 내용 중심으로 압축하게 되고, 모두가 목적을 명확하게 인식하는데 도움이 된다. 참석자들의 경우 안건에 대한 이해도를 높이며 무엇을 결정해야 할지 알아야 다음 액션을 알고, 행동하는 데에도 도움이 된다. 관련 부서의 업무 현황 파악은 중요한 일이다. 상대 부서에 이해를 구한 후(회의록을 통한 업무 진행 상황과 이슈 파악이 필요하다는 것과 마케팅팀이 어떤 업무와 관련이 있는지 적극적인 설명과 함께 동의를 구하고), 회의록을 꾸준히 받아본다. 이를 통해 시간을 지체하지 않고 대응책을 찾을 수 있는 장치를 마련한다. 팀장의 참석이 필요한 때와 아닌 때를 구분하면 좋다. 내용 파악을 위해 팀 내에 담당자를 지정하고, 위임 단계에 따라 관리하는 방법을 활용해 보길 권한다. 팀장은 고유의 업무에 집중할 시간을 가질 수 있고, 팀원은 이 업무를 통해 성장할 기회가 된다. 팀 회의는 조직의 결속을 다지고, 업무를 공유하는 좋은 수단이다. 그러나 팀 내에는 목적과 아웃풋이 다른 회의들이 존재한다. 이를 구분하지 않으면 팀원들 입장에서는 다 같은 회의로 보일 수 있다. 따라서 진행 방식과 집중하는 강도를 차등화해야 한다. 모든 회의에 유사한 시간 투입과 집중도를 부여하기는 버겁다. 아이데이션(브레인스토밍) 회의에 있어서는 분위기 전환 즉, 모두가 말할 수 있는 환경을 만드는 것이 핵심이다. 누구나 발제자가 될 수 있어야 한다. 그렇지 못하면 팀장 혼자 떠들고 팀원들은 수동적으로 받아 적는 일종의 업무 지시 자리가 될 수 있다. 일은 곧 각기 다른 사람들의 다양한 생각들이 충돌하고, 건설적인 소통을 통해 앞으로 나아가는 것이다. 팀원들이 심리적인 안정감을 느끼고 아이데이션 회의에 참여할 수 있도록 팀장이 환경을 조성하는 것이 중요하다.