별 관련 없는 회의에 초대돼서 회의가 끝나기만을 기다렸던 경험이 있으신가요? 저는 이런 경험이 수도 없이 많습니다. 불필요한 회의는 시간 낭비일 뿐 아니라 다른 일을 하는데 쏟을 수 있는 집중력까지

별 관련 없는 회의에 초대돼서 회의가 끝나기만을 기다렸던 경험이 있으신가요? 저는 이런 경험이 수도 없이 많습니다. 불필요한 회의는 시간 낭비일 뿐 아니라 다른 일을 하는데 쏟을 수 있는 집중력까지 앗아가죠. 반대로 효율적인 회의는 훌륭한 커뮤니케이션 수단이 됩니다. 효율적인 회의를 위한 5가지 팁을 공유드립니다! 1️⃣ 불필요한 회의 잡지 말기. 회의를 잡기 전 먼저 스스로에게 물어보세요. “이 회의는 정말 필요한 회의일까? 메신저나 메일을 통해 전달할 수 있는 내용은 아닌가?” 회의는 여러 사람의 시간을 잡아먹기 때문에 정말 필요할 때만 하는 게 좋습니다. 만약 텍스트로도 충분히 전달할 수 있는 내용이라면, 메일로 대체하는 건 어떨까요? 2️⃣ 회의 아젠다 작성하기. 회의를 잡을 때는 그 회의에서 얻고자 하는 게 무엇인지, 어떤 내용을 주로 논의할 것인지 적어주시는 게 좋습니다. 회의에 초대받는 입장에서 무슨 얘기를 하는지도 모르는 회의에 참석하고 싶지는 않으니까요. 또한 아젠다를 작성해두면, 회의 중간에 다른 주제로 새는 것을 막을 수도 있습니다. 3️⃣ 꼭 필요한 사람만 초대하기. 회의 참석자를 초대할 때 혹시 몰라서 별로 관련 없는 사람까지 초대하신 적이 있으신가요? 이런 경우 참석자는 거절하기 무안해서 회의에 들어갔다가 괜히 시간만 낭비하게 될 확률이 높습니다. 회의에는 꼭 필요한 사람만 초대하고, 긴가민가한 사람은 참석 여부를 optional로 설정해서 스스로 참석 여부를 결정할 선택권을 주세요. 4️⃣ 회의 시간 잘 지키기. ‘코리안 타임’을 운운하며 늘 5분 늦게 회의를 시작하시진 않나요? 이건 한국인만의 문제는 아니더군요. 늦는 사람을 기다리다 보면 그게 습관이 되어 늘 5~10분 늦게 회의를 시작하는 게 기본이 됩니다. 회의 시작 시간은 정확히 맞춰서 시작하고, 끝나기 5분 전에는 마무리할 준비를 해서 정해진 시간이 넘어 끝나지 않게 주의하세요. 회의를 늦게 마치면 다음 회의에 늦게 되는 악순환이 반복됩니다. 5️⃣ 회의록 쓰기. 회의를 하고 나서는 꼭 회의록을 작성하세요. 회의는 말로 주고받는 내용이기 때문에 기록이 되지 않는다는 단점이 있죠. 하지만 회의록을 쓰면 이 단점이 해결됩니다. 회의에서 어떤 내용을 논의했는지, 어떤 결론이 났는지, 팔로업할 내용은 어떤 게 있는지 적어서 참석자들에게 공유하세요. 스스로도 회의 내용이 정리되고, 다른 참석자들에게도 많은 도움이 됩니다. 위 내용은 Motiejus Gudenas님의 글 의 일부를 정리한 내용입니다.