효율적으로 할 일이 있고 효과적으로 할 일이 있습니다.

• 효율성 : 작은 자원(예산, 시간)으로 동일한 성과를 달성하거나 같은 자원으로 최대한 많은 성과를 달성하는 것(일을 올바르게 하는 것)    • 효과성 : 목표 또는 목적을 달성하는 것 (올바른 일을 하는 것)    효율적으로 할 일이 있고 효과적으로 할 일이 있습니다. 감기에 걸렸는데 혈액검사를 하는 것은 효율적이지 못하고, 넘어져 머리에 피가 났는데 육안검사만 하는 것은 효과적이지 못합니다. 회사 업무도 마찬가지입니다. 완전하지 않아도 적정 예산과 시간 내에 끝내야 하는 업무가 있고, 예산이나 시간이 걸려도 완벽하게 끝내는  것이 중요한 업무가 있습니다. 효율성은 적은 비용과 빠른 것에 집중합니다. 즉 일을 올바로 하는 것에 가치를 부여합니다. 효과성은 정답을 찾는 것에 집중합니다. 즉 올바른 일을 하는 것에 가치를 부여합니다. 예를 들어 제안서를 작성할 때 효율적이지만 비 효과적인 팀은 두꺼운 제안서를 빨리 만들지만 고객이 요구하는 핵심가치를 담지 못합니다. 반대로 효과적이지만 비효율적인 팀은 시간은 걸려도 고객이 원하는 핵심가치를 제안서에 담아냅니다.  효과성은 방향이고 효율성은 속도입니다. 프로젝트를 수행할 때 다음과 같이 ‘효율성과 효과성’에 유의해야 합니다.     - 운영 업무는 효율성이 중요하고 프로젝트는 효과성이 중요합니다.    운영 업무는 오랜 시간 반복적으로 수행하면서 그 업무의 필요성이 검증되었기 때문에 왜 하느냐 보다 어떻게 하느냐가 중요합니다. 물론 필요성이 낮은 업무를 지속적으로 수행하는 조직도 있습니다. 최악의 운영업무는 중요하지 않은 업무에 많은 자원을 투입하거나(비효과적), 오랫동안 많은 자원을 투입하여 수행하는 것입니다(비효율적). 프로젝트는 신규로 수행하는 일이기 때문에 왜 하는지에 대한 검증 즉 효과성이 중요합니다. 프로젝트 팀은 ‘어떻게’ 보다 ‘왜’를 중요하게 생각해야 합니다. 이러한 ‘왜’는 프로젝트 기획 또는 상품기획 단계에서 충분히 검토해야 합니다.    - 같은 업무도 시점에 따라 효율성과 효과성이 달라집니다.  불확실한 정보가 많은 계획수립 초기단계에서 프로젝트 개발규모 추정은 효율적으로 해야 하고, 불확실한 정보가 많이 줄어든 프로젝트 계획 마무리 시점에서의 추정은 효과적으로 해야 합니다.    - 100% 정확하지 않아도 되는 업무는 효율적으로 접근합니다.  업무의 중요도가 높지 않고 완벽한 마무리가 어렵다면 어느 정도 수준에서 업무를 끝내야 합니다. 예를 들어 고객으로부터 접수된 VOC를 중복되지 않으면서 누락 없이 분류하기란 매우 힘듭니다. 보통 전체 VOC의 80%를 커버하는 분류는 큰 노력 없이도 가능하지만, 모든 VOC를 중복 없이 분류하려면 불가능에 가깝거나 많은 노력을 해야 합니다. 특정업무를 분류하는 목적은 유형별로 빈도수를 분석하는 것이 목적일 때가 많은데 그럴 때는 효율적 관점에서 접근하는 것이 바람직합니다.    - 효율적으로 보고해야 할 때와 효과적으로 보고해야 할 때를 구분합니다.  프로젝트를 수행하면서 작성하는 모든 보고서를 완벽하게 작성하려고 해서는 안됩니다. 의사결정에 중요하지 않고 노력이 많이 소요되는 내용을 작성하기 위해 많은 시간을 투입해서는 안됩니다.  경영층 또는 이해관계자가 혹시나 물어볼지 모르는 모든 질문을 상상하고 그에 대비하는 것을 완벽한 준비라고 생각할 수 있지만 그건 자신감 결여 또는 완벽을 가장한 과잉 준비입니다. 특히 경영층의 의도를 확인하기 위한 최초 보고는 완벽할 필요가 없습니다. 간략한 보고서를 활용하여 보다 빨리 경영층의 의도를 확인하는 것이 중요합니다.   - 효율적인 의사소통보다 효과적인 의사소통이 중요합니다.  내가 전달한 내용을 상대방이 정확하게 이해하는 것이 효과적인 의사소통입니다. 정확하게 전달했다는 것은 나의 착각이고, 상대방이 정확하게 이해하는 것이 중요합니다. 상대방이 내용을 이해하는데 많은 노력을 하지 않아도 되는 것은 효율적인 의사소통입니다. 효율적인 의사소통을 위한 스킬은 많은 책에서 소개하고 있지만 의사소통 하는 상대의 역량, 의사소통을 하는 상황에 영향을 많이 받기 때문에 그것을 실천하기 쉽지 않습니다. 가장 비효율적인 의사소통은 대면회의를 하면서 했던 이야기를 반복해서 하는 것입니다. 그러나 중요한 사안을 효율적으로 의사소통 하는 것은 불가능하다고 생각하시는 것이 좋습니다. 중요한 요구사항을 메일이나 문서로 전달하고 이해시키는 것이 가능할까요? 말로 설명해도 여러가지 이유로 상대방이 정확하게 이해하기 힘든데 메일이나 문서만으로 상대방이 이해하기를 기대해서는 안됩니다. 중요한 사안은 교회에서 주기도문을 반복해서 암송하듯이 회의에서 여러 번 강조해야 참석자들이 정확하게 이해합니다. 내가 전달한 내용을 이해관계자들이 이해하지 못했다는 증거가 없다고 모두 이해했다고 생각하면 안됩니다. 상대방이 내용을 이해하지 못했다는 증거는 시간이 지나 상대방이 작업한 결과에서 나옵니다. 그러나 그때는 많은 낭비가 발생한 시점이기 때문에 그전에 반복해서 소통하고 질문이 없는지 확인해야 합니다.       - 시행착오를 통해 정답을 찾아야 할 업무에 유의합니다.   한 번의 의사결정으로 정답을 찾기 어려운 업무도 많습니다. 예를 들어 새로운 프로세스를 정의할 때 한 번에 최적의 프로세스를 수립하기 힘듭니다. 왜냐하면 어떤 일이 발생할지 해보지 않고서는 예상하기 힘들기 때문입니다. 그럴 때는 초안을 작성하여 파일럿을 한 뒤 내용을 보완한 후 다시 파일럿 하는 것이 효과적입니다. 각각의 시행착오를 효율적으로 수행해야 효과적인 정답을 찾을 수 있습니다.    - 비 효과적인 업무는 조직 전체의 관점에서 파악해야 합니다.  효과적인 업무는 조직의 목표나 전략에 부합되는 업무입니다. 따라서 업무의 효과성은 특정 부서의 관점이 아니라 조직 전체의 시각에서 판단해야 합니다. 특정 부서의 입장에서는 중요한 업무가 다른 부서의 시각에서 볼 때는 우선순위가 낮거나 중복된 업무일 수도 있습니다. 조직의 관점에서 업무의 효과성을 파악하는 것은 상품 또는 프로젝트 포트폴리오 관리의 역할입니다.  ======================================================= 제가 삼성 SDS에서 30년동안 경험하고 체득한 교훈을 정리한 을 25년 1월 출간한 소식을 공유합니다. https://product.kyobobook.co.kr/detail/S000215148133