<몰입도 습관이다: 시간관리 근육 키우기>를 읽으며 참 많은 생각을 하게 되었다. 일정관리에 정말 많은 에너지를 쓰고, 고민도 많아 나에게는 정말 애증의 '일정관리'랄까? 소개된 내용들 중 이미 해보고 있는 방법도 있지만 아직은 근육이 충분히 키워지지 않아서인지 여전히 어려움을 겪고 있는 부분도 있지만 뭐든 꾸준함이 더해져야 진짜 나만의 일정관리법에 대한 힘이 생기지 않을까 싶다. 아티클을 읽으며 주요 내용을 다시 한 번 정리해본다. 일정관리를 하는 이유는 일을 효율적(같은 시간에 더 많은 일을 해내는 것)이고 효과적(더 중요한 일을 선택해서 수행하는 것)으로 하기 위해서이다. 일정관리를 통해 내가 하는 일에 온전히 집중함으로써 생산성을 높이고, 더 중요한 일을 선택해서 수행할 수 있다. 저자가 소개한 몰입을 위한 일정관리 스텝 8개는 다음과 같다. 1. 내가 '한 일' 캘린더에 남기기 - 내가 한 일을 모두 캘린더에 표시해서 내가 어떻게 시간을 쓰는지 알아보는 과정으로, 기록을 통해 내가 어디에, 얼마나 시간을 썼는지 트래킹할 수 있다. 2. 앞으로 '할 일' 캘린더에 넣어두기 (액션아이템 형태로!) - 캘린더에 할 일을 넣을 때는 3가지를 꼭 지켜야한다. (1) 액션 아이템 형태로 추가하고, (2) 마감일은 넣지 않으며, (3) 몇 시간이 걸릴지 예측한다. 당장 액션 아이템으로 만들기 어려운 일은 투두리스트에 넣어두었다가 시간 여유가 생기면 투두리스트에 있는 일을 액션 아이템으로 만들어서 캘린더에 넣어준다. 투두리스트는 업무가 캘린더에 들어가기 전에 잠시 대기하는 곳으로 활용한다. 마감일 역시 캘린더가 아닌 투두리스트에서 관리하는 게 좋다. 저자는 마감일을 리마인드 용으로 캘린더에 가끔 넣을 수는 있지만, 캘린더는 기본적으로 일정을 수행하는 툴이라고 강조한다. 매시간 액션 아이템을 그대로 수행하면 된다는 신뢰가 중요하기 때문에 마감일은 캘린더에 적지 않는 게 좋다고 권한다. 마감일은 캘린더에 일정을 잡기 전에, 프로젝트를 액션 아이템으로 만드는 단계에서 고려해야 한다. 마감일을 기준으로 역산해 언제까지 어떤 일을 끝내야 하는지 계획하다보면 '이날엔 이 일을 해야겠네'라는 액션 아이템이 나올 수 있고, 이 액션 아이템을 캘린더에 적는다. 3. 캘린더 업데이트 - 시간이 날 때마다 투두리스트의 일들을 액션 아이템으로 만들어 캘린더에 계속 업데이트하고, 필요하면 기존 계획을 수정해 캘린더에 반영한다. 새로운 인풋이 생기거나 다른 일이 더 중요해지면 계획은 바뀔 수 있다. 4. 캘린더를 보며 상태 공유 - 캘린더를 쓰는 큰 장점 중 하나는 예측한 시간 대비 과도하게 에너지를 쓰거나, 계획했던 일정을 실행하기 어려울 때는 최대한 빨리 팀에 공유해야 한다. 팀 단위에서 계획을 재조율하고 수정하는 과정이 이루어져야 전체 팀 성과에 도움이 되기 때문이다. 캘린더를 사용하면 예측에 비해 얼마나 일정이 지연되고 있는지 알기 쉽다. 캘린더를 통해 계획에서 벗어난 상황을 빠르게 팀에 공유할 수 있고, 필요하다면 리더나 매니저, 다른 동료에게 도움을 받을 수도 있다. 5. 당장 안 봐도 되는 메시지 무시하기 - 메신저나 이메일을 필요 이상으로 확인하는 행동은 소셜 미디어 중독과 거의 비슷한 형태이다. 일하는 중간중간 메시지를 확인하기보다 가능하면 큼직한 일정이 끝나고 쉬는 시간에 메시지를 확인하는 게 좋다. '방해금지 모드'나 '알람 해제' 기능을 적극적으로 활용해보자. 6. 우선순위 말고 '선택과 집중'하기 - 우선순위가 중요하다고 많이들 이야기하지만, 저자는 선택과 집중이 훨씬 중요하다고 말한다. 예를 들어 10개의 할 일이 있다고 가정해보자. 우선순위대로 일한다고 하면, 10개의 일에 우선순위를 붙이고, 우선순위에 맞게 하나씩 처리할 것이다. 이렇게 일을 하다보면 문제가 생기는데 우선 많은 태스크에 대한 압박이다. 우선순위가 정해져 있더라도, 머릿속에는 1번부터 10번까지 모든 업무가 맴돌면서 '1번이 중요하지만... 10번 업무도 해야 하는데...'라는 생각이 떠나지 않게되어 결국 어떤 업무에도 집중하지 못하게 되는 것이다. 그런데 선택과 집중이라는 프레임으로 일한다면, (1) 10개 중 이번 분기/달/주에 꼭 해야 할 일 3개 정하기: 나머지 7개 일, 즉 하지 않은 일에 대한 부담이 훨씬 줄어든다. (2) 3개 업무 병렬적으로 진행하기: 순서가 없기 때문에 어떤 태스크에 병목이 생겨도 바로 다음 업무로 넘어갈 수 있다. 이렇게 병렬적으로 일할 때 같은 시간 동안 더 많은 일을 할 수 있고, 업무 간 시너지 효과도 크다. 7. 비동기 커뮤니케이션하기 - 비동기 커뮤니케이션이란, 쉽게 말하자면 요청이 있을 때 바로 응하지 않는 것이다. 대화는 동기 커뮤니케이션, 이메일은 비동기 커뮤니케이션이다. 지금 하는 일이 중간에 치고 들어온 일보다 중요하더라도, 사람들은 치고 들어온 일을 먼저 처리하려는 경향이 있다고 한다. 하지만 요청이 들어올 때마다 업무를 바꾸면, 업무의 맥락을 파악하고, 다시 집중하는 데 그만큼의 비용이 들기 때문에 생산성이 떨어진다. 바로 '컨텍스트 스위칭(context switching)' 비용이 발생한다는 것이다. 대부분의 상황에서 지금 하는 일을 계속하는 것이 더 효율적이기 때문에 비동기 커뮤니케이션을 기본으로 하는 게 좋다. 8. 현재 일에 집중하기 - 해야 할 일이 많을수록 '이 일은 언제하고, 저 일은 언제 하지?'라는 생각이 머릿속에 가득한데, 이럴 때는 신뢰할 수 있는 일정관리 시스템을 만들고, 어떤 일을 할 때 다른 생각이 떠오르지 않는 환경을 만들어야 한다. 일단 투두리스트에 남겨두고 나중에 체크하는 것이다. 일하는 중간중간 메신저와 이메일을 통해 요청이 들어온다면, 이 사항들은 일단 투두리스트에 넣어 두고, 지금 하고 있는 일에 집중한다. 일이 끝나면 투두리스트에 있는 일을 액션 아이템화 해 캘린더에 옮겨주면 된다. 미루지 않고 일하는 꿀팁 3가지 팁1. 투두리스트 사용법 - 투두리스트는 꼭 메모지에 적을 필요 없이 다양한 형태로 활용할 수 있다. (1) 투두리스트에는 아직 구체적인 액션 아이템으로 만들지 않은 일만 넣어둔다. (2) 시간이 날 때마다 액션 아이템으로 만들어서 캘린더에 채우고, 투두리스트는 최대한 비운다. 빼곡히 쌓인 투두리스트는 집중을 방해하는 큰 원인 중 하나! (3) 갑자기 치고 들어온 일은 빠르게 투두리스트에 남겨두고, 쉬는 시간에 체크한다. 팁2. 에너지 레벨을 고려해 계획하기 - 처음 캘린더로 업무관리를 시작하면 빈 공백이 없게 꽉 채워야 한다고 생각할 수 있지만 중간 중간 휴식이 꼭 필요하다. 캘린더에 10분 공백이 생겼을 때, 이 시간을 무엇으로 채울지 고민하지 말고 그냥 쉬자. 또 계획을 세울 때 에너지 레벨을 고려하는 게 좋다. (1) 캘린더에는 1시간마다 10~15분 정도의 휴식 시간을 반드시 둔다. 투두리스트 체크나 이메일을 확인할 수 있지만, 가능하면 쉬는 게 좋다. (2) 어렵거나 중요한 일은 에너지 레벨이 높은 시간에 둔다. 보통 아침에 에너지 레벨이 높고 저녁에 낮기 때문에 중요한 일은 오전에, 단순한 일은 오후나 저녁에 하도록 일정을 관리한다. 팁3. 미루지 않고 일하는 법 - 캘린더에 미리 잡아 놓더라도 일을 실행하지 않고 미루기 쉽다. 저자는 일 미루기(procrastination) 문제에 대한 몇 가지 솔루션을 제시해준다. (1) 처음부터 높은 목표를 잡지 말자. 일단 시작하는 게 중요하다. 우선 시작해서 조금씩 개선한다는 생각으로 해보자. 목표를 현저하게 낮게 잡는 것도 좋은 방법이다. (2) (충격적이게도) 계획부터 하지 말라. 계획을 하지 말라는 게 아니라 계획'부터' 하지 말라는 이야기이다. 일단은 시작해서 30분 정도 해보고, 계획은 그 후에 세운다. 어느 정도 일을 해보고 시간은 얼마나 걸릴지, 난이도는 어떤지 감을 잡고 계획을 세우면 훨씬 수월할 것이다. 처음부터 전부 다 하려고 무리하기 보다는 나의 현재 상태가 어떤지 알고, 가장 필요한 솔루션부터 하나씩, 차근차근 실천해보자. 작은 것부터 시작해서 지속적으로 개선해 나가는 게 중요하다. 근육을 만드는 것처럼 일정관리도 조금씩 실천해보는 것이다. #퍼블리뷰 #일정관리 #몰입의힘_몰입습관 #시간관리근육키우기 #일정관리의신이되고파