[💌💬효과적인 이메일 작성 & 관리 방법을 알고싶어요💡📧] 얼마 전 대학에서 환경 관련 수업을 듣던 도중 환경 보호와 이메일 관리에 관한 영상*을 본 적이 있습니다. (*https://www.youtube.com/watch?v=m3viIK0xSWw) 영상의 주된 내용은 24시간 동안 쉬지 않고 방대한 양의 데이터를 수집/저장하는 데이터 센터 관리 상의 문제로 엄청난 양의 이산화탄소가 발생하며, 막대한 양의 전력이 소모된다는 것이었습니다. 영상을 보면서 막연하게 '음 이메일을 과도하게 사용하고 쌓아두는 것이 지구 환경에 악영향을 끼치는 구나, 그렇구나...'하는 생각만 하고 있었는데, '전 세계 이메일 사용자 23억명이 이메일 10개만 지워도 저장공간 1,725,000GB 가량을 절약할 수 있다'는 대목에서 정말 놀랐습니다. 수치로 환산한 결과를 보니 얼마나 심각한 문제인지 알겠더군요. 그래서 수업이 끝난 후, 당장 제 이메일함에 들어가 상태가 어떤지 확인했습니다. 최근 2년 간의 이메일은 모두 매일매일 읽고 삭제를 했지만, 그 전 기간의 이메일은 너무 많이 쌓여있었어요. 관리할 엄두도 못 내고 그냥 쌓아두었던 오래된 이메일이 약 5000개 정도가 있었습니다. 그것들을 모두 지우고, 제게 불필요한 뉴스레터나 스펨메일들(ex 소셜커머스 특가행사 안내 알림, 주식 구매 유도 메일 등등)은 모두 구독을 취소하고 차단했습니다. 그 사이에 껴있는 중요 메일들은 따로 간추려 보관함으로 옮겨두었고요. 그렇게 이메일함을 다 정리하고 나니, 문득 이런 생각이 들었습니다. '이메일 관리도 관리인데, 이메일 작성에도 신경을 써야겠다'는 생각이었습니다. 제가 이메일함을 정리하면서 3년 전에 쌓아둔 이메일들을 보니 체감 상 그 중 40% 정도가 - '상대가 이메일을 잘못 작성해서, 처음부터 간단명료하게 작성하지 못해서 계속 이메일을 주고 받느라, 받은 이메일이 너무 길고 가독성이 떨어져 읽는 것을 포기하고 상대에게 전화나 카톡으로 얘기하자고 권유'- 등의 문제로 쌓여있던 것이었어요. (이제는 의미없는 이메일이나 사적인 연락을 위한 이메일보다는 공적 업무나 학업에 관한 메일이 훨씬 많이 때문에, 어떤 이메일이 와도 꼼꼼하게 다 읽어보지만요.) 때문에 이메일을 작성할 때, 여러 번 주고 받는 불편함이 없도록, 내가 보낸 이메일이 가독성의 문제로 상대의 이메일함에 방치되는 일이 없도록 잘 작성하는 방법을 알아야겠다 생각했습니다. 그래서 생각해본 것이 ▶어떻게 하면 이메일을 효과적으로 관리하고 사용할 수 있을까?◀입니다. 아래에 첨부한 아티클을 통해 어느정도 이 물음에 대한 답을 찾은 것 같습니다. 🟢요약하자면 다음과 같습니다🟢 1️⃣우선 이메일은 push알람으로 받자마자 확인하고, 중요한 것은 보관하며, 아닌 것은 삭제하기 =>환경 상의 문제도 있지만 너무 많이 쌓아두면 나중에 필요한 메일을 다시 찾을 때 고생함 =>같은 맥락에서 불필요한 뉴스레터 구독을 취소하고 주기적으로 오는 스팸 메일은 차단할 것 2️⃣메일 제목은 인사말보다는 '메일의 주제를 언급하는 키워드'로 구성하기 3️⃣매일 첫 문장에는 해당 메일을 작성한 취지와 목적 서술하기 4️⃣메일 내용이 길어진다면 중간중간 소제목이나 숫자 등을 이용해 문단을 구분하여 정리 (메일 is not 문서) 5️⃣메일 받는 사람에는 메일에 회신을 하거나 메일 내용과 직접 관련된 수신자를 기입하고, 참조란에는 참고만 하면 되는 사람들을 넣기 6️⃣주고 받는 횟수가 3회 이상이 되면 답장 버튼 누를 때 유의하기 => 2명 간의 커뮤니케이션이면 몰라도 2명을 초과하는 사람이 이메일 커뮤니케이션에 참여하는 경우 누군가에게는 더 이상 메일 회신이 필요없을 수도 있으니 이를 잘 고려하고 발송하기 ✅1:1 커뮤니케이션이 아닌 양방향 다대다 커뮤니케이션에서는 이메일보다는 다른 채널이 더 적합하다는 생각이 듭니다. 특히 요즘은 코로나바이러스 감염증의 여파로 재택근무, 비대면수업 빈도가 늘어나면서 양질의 다대다 커뮤니케이션 채널이 더욱 주목받는 것 같아요. 저도 요즘 google drive, zoom, slack, github, notion 등 다양한 프로그램을 통해 공동작업을 수행하고 M:M커뮤니케이션을 진행하는데 확실히 소통에 참여하는 인원이 많을 수록 이메일보다는 위와 같은 프로그램을 통해 협업하는 것이 훨씬 더 편하다는 것을 절감하고 있습니다. 본인과 상대가 처한 상황을 고려하여 이메일과 다른 협업 가능 프로그램들 중 어떤 것이 나을지 선택하고 소통을 진행하는 것이 더욱 효과적일 것이라 생각합니다.