관리자가 되면 직원들에게 업무의 많은 부분을 ‘시켜야 하는’ 입장에 있다. 그런데 대부분의 관리자들은 직원들이 제대로 된 역량을 가지고 있지 않아서 일을 위임하기가 어렵다는 말을 많이 한다. 그리고 상당한 스트레스를 호소하기도 한다. 사실 일을 잘 시키는 것은 관리자가 갖고 있어야 할 스킬 중에 하나다. 여기서 ‘스킬’이라는 소리는 연습하면 습득할 수 있는 것이라는 뜻이며, 시간이 어느 정도 지나면 충분한 수준으로 올라갈 수 있다는 뜻이다. 즉 ‘성격상 나는 직원들에게 일을 잘 못시키겠다’는…핑계 댈 이유가 없다는 의미도 된다. 관리자의 입장에서 직원들을 볼 때 일을 제대로 해내겠냐 싶은 의심이 들 수 있다. 본인이 그만큼 경험과 지식이 많기 때문이다. 그렇다고 언제까지 직원들에게 일을 위임하지 않을 수는 없다. 좀 더 큰 그림을 그리려면 직원들에게 일을 잘 시키고, 관리자 본인은 더 핵심적인 업무에 집중해야 한다. 그렇다면 어떤 점을 준수해야 직원들에게 일을 잘 시킬 수 있을까? 효과적인 업무 위임을 위해 명심하고 실천해야 할 몇 가지 원칙을 소개하겠다. 이것은 스타트업 프로페셔널스의 창업자이자 CEO인 마틴 쯔윌링(Marting Zwilling)이 올린 기사에서 발췌했다. 1️⃣모든 직원에게 신뢰를 얻을 기회를 한 번 이상 준다. 기회를 줘봐야 어떤 직원이 능력이 있는지 없는지 파악할 수 있다. 아무것도 가정하지 마라. 경험이 일천한 직원들은 도전을 원하는데, 오히려 관리자가 그런 도전을 막는 주범일 수 있다. 쯔윌링은 모든 직원들에게 기회를 한번 이상 주려면 먼저 올바른 스킬을 지닌 사람을 채용하는 것부터 시작하라는 조언도 잊지 않는다. 2️⃣가능한 한 모든 업무를 위임해 본다. 그래야 직원들의 강점과 관심 분야가 뭔지 파악할 수 있다다. 물론 핵심적이고 어려운 업무는 관리자가 직접 해야 하는 것은 맞다. 그런 게 아니라면 가능한 한 모든 업무를 직원들에게 위임하기 바란다. 3️⃣관리자 본인이 해야 할 일을 직원들에게 위임하지 않는다. 일을 시키는 것은 관리자 본인의 일을 경감시키기 위한 것이 아니다. 아무에게나 임의적으로 일을 시키면 예상할 수 있듯이 업무의 질이 저하되고, 직원들의 신뢰를 잃게 되고, 또 직원들의 시간과 스킬을 효과적으로 활용하지 못하게 된다. 4️⃣명확하게 지시하고 코칭하도록 노력한다. 직원들이 상사의 업무 지시에 불만을 느끼는 이유는 대개 상사가 자신에게 뭘 기대하는지, 어떻게 일을 진행해야 하는지를 몰라서다. 아무것도 모르는 직원의 입장에서 생각해봐야 한다. 뭐가 필요할지, 어떻게 도와줘야 할지, 어떤 자원을 제공해야 할지 떠올릴 수 있을 것이다. 5️⃣마감 기한을 명확히 하고 중간에 언제 어떻게 점검할지 일정을 정한다. 일을 지시해 놓고 그냥 놔두는 것은 일 시키기의 효과적인 전략이 아니다. 중간 점검 일정을 항상 생각해야 한다. 그리고 문제를 미리 감지할 수 있는 지표가 있다면 그것도 미리 정해두는 게 좋다. 특히 여러 가지 일을 동시에 수행해야 하는 환경에서는 이렇게 일정을 정해 놓고 준수하는 게 필수적이다. 6️⃣책임감 뿐만 아니라 결정 권한도 위임한다. 결정권의 전부를 관리자 본인이 틀어쥐고 있다면 사실 진정한 업무 위임이 아니다. 직원이 재량껏 도구와 자원을 활용하고 최대한 결정권을 행사할 수 있도록 배려하는 방법도 생각해 보기 바란다. 7️⃣일을 잘 수행할 경우 사적인 보상이나 동료들의 인정을 받을 수 있도록 한다. 직원이 일을 잘 수행하면 직원에게 긍정적인 피드백을 해줘야 하고, 그것을 동료들에게 널리 알려 인정받을 수 있게 해야 한다. 보상과 인정을 기대하는 직원이 실망하는 경우가 없는지 살펴보기 바란다. 8️⃣직원들이 도움을 요청하면 ‘노’라고 말하는 법을 배워야 한다. 이게 무슨 말일까? 직원들이 일을 잘 하지 못해서 관리자에게 대신 해줬으면 좋겠다고 요청하거나 그런 표정을 지을 때, 단호하게 ‘직원의 일’임을 명확하게 전달하라는 뜻이다. 코칭을 하되, 직원들의 일을 대신 해주거나 성미가 급해서 직원들의 일을 빼앗아서 하는 경우는 없어야 한다.