프로젝트 실패를 예방하는 방법 (2.천천히 시작한다.)

1.  프로젝트 성공이란?

2.  천천히 시작한다.

3.  경영층의 정치적인 욕망을 이해하고 활용한다.

4.  고객가치를 검증한 뒤 개발한다.  

5.  합리적으로 추정한다.

6.  팀원들의 신뢰를 잃지 않는다. 

프로젝트 실패를 예방하기 위해서는 프로젝트가 실패하는 유형을 이해해야 한다. 프로젝트 실패하는 유형은 4가지로 구분할 수 있다.

첫째, 팔리지 않을 상품 또는 활용도 낮을 공공시설을 기획하여 가치창출에 실패한다.

둘째, 개발예산이나 개발기간을 과소평가하여 개발목표 달성에 실패한다. 프로젝트를 수행할 때 큰 이슈나 설계변경이 없었는데 예산이나 기간을 크게 초과하면 과소평가한 것이다.

셋째 프로젝트 리스크 분석을 잘못하여 대규모의 재작업을 하거나 예상하지 못했던 작업을 수행하여 개발목표 달성에 실패한다. 건설이나 IT 프로젝트에서 기술 아키텍처 설계를 잘못하거나 토목공사 시 지하에서 문화유적을 발견하는 것이 대표적인 예다.

마지막으로 프로젝트 실행도중 예상할 수 없었던 블랙스완과 같은 사건이 발생하여 가치창출 또는 개발목표 달성에 실패한다. 코로나, 전쟁, 계엄과 같은 사건이 그 예다. 

프로젝트 실패 유형별로 프로젝트 기획단계에서 유의할 내용은 다음과 같다.

- 프로젝트가 창출할 가치를 검증한 뒤 본격적인 개발에 착수한다. 

프로젝트가 창출할 가치는 일종의 가설이기 때문에 객관적인 가설검증 절차를 거쳐야 한다. 문서의 매출이나 사용자수에 0을 하나 더 붙이는 것은 간단한 작업이지만, 현실에서는 기적과 같은 일이 있어야 가능하다.

따라서 프로젝트 관리자는 프로젝트 가치에 대해 보수적으로 접근하는 것이 바람직하다. 특히 가치를 계량화 할 때는 여러 가지 가정들을 하는데 그 가정들에 대한 객관적이고 논리적인 근거를 확인하는 것이 중요하다. 가장 흔한 오류가 프로젝트 결과물을 사용할 모집단(목표시장)의 규모 또는 결과물을 사용하는 빈도수를 부풀리는 것이다. 프로젝트에 투입할 노력대비 가치를 검증하는 활동을 사업타당성 분석이라고도 하는데 프로젝트를 제안하는 사람이 정치적인 욕심이 있다면 타당성 분석에 부당한 압력을 행사하기도 한다. 

프로젝트가 창출할 미래의 가치에 대해 논리적인 근거를 찾기 어려운 경우에는 프로토타입을 활용하여 다양한 유형의 사용자들에게 인터뷰를 하여 고객가치를 검증해야 한다.

만약 프로젝트 가치가 불명확하거나 과대평가되었다는 확신이 든다면, 프로젝트 착수를 막는 것이 가장 바람직하다. 만약 그것이 여의치 않다면 프로젝트 업무를 몇 단계로 나누어 진행하는 방안을 제안하는 것도 좋다. 프로젝트 업무를 나누어 진행하면 프로젝트가 가치가 어느 정도 명확해지기 때문에 프로젝트 중단을 결정할 수도 있다.

프로젝트 가치가 불명확할수록 개발에 투입되는 예산을 과소평가하여 일단 프로젝트를 시작하자는 경우가 많기 때문에 프로젝트가 부실하게 진행될 가능성이 높다. 따라서  프로젝트를 막을 수도, 프로젝트 업무를 나눌 수 없다면 프로젝트 일정과 예산이 과소평가되지 않았는지 확인한 후 본인의 예측이 틀리길 바라면서 프로젝트 실행이라도 제대로 하는 데 집중해야 한다. 

스폰서의 정치적인 욕심 때문에 적정 예산과 개발기간을 확보하지 못하면 그 비난은 프로젝트 관리자에게 쏟아지는 것을 기억해야 한다. 

- 낙관적인 계획수립으로 성공할 프로젝트를 실패로 만들지 않는다. 

개발을 진행할 때 특별한 이슈나 큰 재작업이 없었음에도 일정이 크게 지연되고 예산이 초과됐다면, 이는 실행의 실패가 아니라 계획(추정)의 실패다. 낙관적인 계획을 수립하는 이유는 스폰서의 압력과 같은 외부 요인, 또는 프로젝트 관리자의 근거 없는 자신감과 같은 내부 요인으로 나눌 수 있다.

 그러나 이유가 무엇이든 예산이나 기간을 과소평가하면 두 가지 부작용이 발생한다.
 첫째, 하지 말아야 할 프로젝트를 수행하는 의사결정을 할 수 있다.

둘째, 프로젝트를 차질 없이 수행했음에도 불구하고 부실하게 진행했다는 오해를 받을 수 있다.

프로젝트 추정을 제대로 하기 위해서는 업무규모, 복잡도, 팀워크, 타 프로젝트 사례를 분석해야 하며 이는 시간이 필요한 작업이다. 특히 기획단계에서는 무엇보다 업무규모, 복잡도, 팀워크가 고정되지 않고 지속적으로 변하는 상황이기 때문에 이를 확정하지 않은 상태에서 결정한 추정치는 신뢰도가 낮을 수밖에 없다.

- 리스크를 반영한 프로젝트 계획을 수립한다. 

프로젝트에서 발생할 수 있는 리스크는 개발 착수 전에 예방하는 것이 이상적이다.

만약 예방이 어렵다면, 프로젝트 계획에 이를 반영해야 일정과 예산을 준수할 가능성이 높아진다. 예를 들어, 대형 빌딩을 시공할 때 컴퓨터 시뮬레이션을 활용해 발생 가능한 이슈를 사전에 파악하는 것이 대표적인 사례다.

위험완화에 가장 효과적인 방법은 조직 내 유사 프로젝트를 분석하여 어떤 이슈가 발생했는지 확인하는 것이다. 이를 통해 내 프로젝트에서 발생할 가능성과 영향력을 평가하고, 효과적인 위험 완화 계획을 수립해야 한다. 완화계획을 수립하기 힘든  리스크는 예비비와 예비 기간을 프로젝트 계획에 포함해야 한다. 예비비 또는 예비기간은 프로젝트 실행도중 예상하지 못했던 리스크가 발생할 경우에 경영층의 승인하에 집행하는 것이 일반적이다. 

- 블랙스완을 만날 수 있는 프로젝트 개발(실행) 기간을 최소화한다. 

블랙스완이라 부르는 예측할 수도, 통제할 수도 없는 외부 사건(코로나, 전쟁 등)이 프로젝트에 미치는 영향을 최소화하려면, 외부 요인에 노출되는 개발 기간을 단축하는 것 외에는 방법이 없다. 같은 블랙스완이라도 기획단계에서 만나는 것이 좋다. 왜냐하면 기획단계에서는 프로젝트 착수를 중단하거나 지연하는 결정이 쉽기 때문이다  

그러나 시기에 촬영 중이었던 영화/개장을 준비했던 음식점, 금융위기로 인한 환율 상승에 영향을 받은 프로젝트처럼, 이미 실행 중에 블랙스완을 만난다면 재난과 같은 상황을 겪게 된다. 최근에는 기후, 정치, 경제 환경의 변화 속도가 빨라지면서, 예전보다 프로젝트 실행 도중 블랙스완을 만날 가능성이 더욱 높아졌다.

따라서 블랙스완에 노출된 프로젝트 개발 기간을 줄여야 하며, 이를 위해서는 프로젝트 일정을 지연시키지 않아야 한다. 일정을 지연시키는 시행착오와 재작업을 최소화하려면 프로젝트 이슈를 사전에 발견하여 이를 제거하는 탄탄한 기획이 필수적이다. 나무를 베는데 6시간이 주어진다면 4시간을 도끼날을 가는 데 사용하겠다는 링컨의 말도 탄탄한 기획의 중요성을 강조하는 말이다.

탄탄한 기획과정을 통해 프로젝트의 가치를 명확하게 하고, 합리적인 예산과 일정목표를 수립하고, 리스크를 반영한 계획을 수립하면 프로젝트 실행과정에서 재작업을 최소화할 뿐 아니라 블랙스완을 만날 가능성도 줄어든다.    

========================
제가 삼성 SDS에서 30년동안 경험하고 체득한 교훈을 정리한 <슬기로운 PM 생활>을 25년 1월 출간한 소식을 공유합니다.

https://product.kyobobook.co.kr/detail/S000215148133