긴급 납품 프로세스 및 의사소통 절차

🚚 출하 일정 조율, 의사소통이 핵심이다

하루는 긴급 납품 요청이 들어와, 협력업체와 내부 출하팀 간의 일정 조율이 필요했다.
이런 상황에서 중요한 건 단순히 납품을 ‘어떻게 맞췄는가’보다 각 부서 간 정보 공유와 커뮤니케이션이 얼마나 원활하게 되었는가였다.

🧭 그날 내가 경험한 조율의 흐름

• 협력업체 요청 → 공장 내부 생산 지시 → 납품 일정 조율

• 나는 출하팀에 작업 일정과 납품 요청을 연결하고, 실시간으로 현장 상황을 파악하며 납품 일정에 차질이 생기지 않도록 중간 조율 역할을 맡았다.

  
  

하지만 아침 출근 후 확인해보니, 현장에서 출하팀으로 작업 완료 상황이 전달되지 않아 납품 일정이 어긋날 뻔한 상황이 발생했다.

다행히 재고를 활용해 1차 납품은 무사히 진행했지만, 추가 납품을 위해서는 교정 작업이 필요했고, 정확한 일정 파악이 어려운 상태였다.

🤔 이 경험을 통해 고민하게 된 점

1. 각 부서 간 실시간 정보 공유 체계 부족
   출하팀은 현장 상황을 직접 확인하기 어렵고, 현장은 출하팀의 필요 시점을 충분히 인지하지 못함.

2. '작업 완료'와 '출하 가능'은 다르다는 점
   실제로 작업이 끝났다고 바로 납품이 가능한 건 아니다. 교정, 검사 등 출하 전 필요한 과정이 있기 때문에 명확한 커뮤니케이션이 필요하다.

🔧 개선 아이디어

1. 실시간 진행 상황 보고 체계 마련
   출하에 영향을 주는 작업은 사전에 공유하고, 진행 상황은 중간중간 체크포인트를 잡아 확인하기.

2. 출하 가능 시점에 대한 구체적 질문 사용
   “작업 끝나셨어요?”보다
   “몇 시쯤 출하 가능할까요?”, “오늘 오전 납품 가능한지 확인 부탁드려요” 같은 시간 중심 질문으로 정확도 높이기.

3. 각 부서의 역할과 기대치 조율
   출하팀, 생산팀, 관리자가 서로 어떤 타이밍에 어떤 정보를 공유해야 하는지 명확히 조율.

💡 개인적인 인사이트

이번 경험을 통해, 나는 단순히 출하 일정만 맞추는 역할이 아니라
각 부서 간의 연결고리로서, 문제를 예방하고 효율적인 납품이 가능하도록 조율하는 역할을 하고 있음을 깨달았다.

커뮤니케이션이 단절되면, 아무리 뛰어난 생산력도 납기 지연으로 이어질 수 있다는 사실을 몸소 느낀 하루였다.
앞으로는 예방 중심의 의사소통 구조를 더 고민하고, 실시간 정보 공유 시스템을 제안해보고 싶다.