💬 회의 그거.. 어떻게 잘하는 건데?

💦 나만 모르는 프로덕트 관리 이야기 [ 🧠 💬 회의 그거.. 어떻게 잘하는 건데?] (👀간단 요약) 📌 생각해보면, 여전히 많은 시간을 투자하고 있는 회의 ✓ ‘직장 내 회의 문화에 대한 설문’에서 응답자의 69%가 불만족스러운 회의를 경험 ✓ 미국에서 진행된 한 연구에 따르면 불필요한 회의 참석에 낭비되는 비용이 5,000명 이상 대기업 기준 연간 1억100만달러(약 1300억원) ✓ 2017년 대한상공회의소에서 조사한 결과에 따르면 회의에 무의미하게 소모하는 시간이 평균 44만 시간 📌 프로덕트 디자이너 C : 동일한 조건에서 시작하려 노력 “특정 주제에 대해 논의하기 위해 모였는데 이야기를 어떻게 시작해야 할지 모를 때, 그리고 다들 바쁘다 보니 그때 얘기 나눠야지 하고 생각 정리를 안 하고 올 때, 마지막으로 너무 많은 사람이 모이면 회의 진행이 쉽지 않은 것을 경험했어요.” ✓ 회의 전, 생각해봐야 할 주제와 범위를 공유한 뒤 계속 리마인드 하려고 노력 ✓ 회의 전, 나누고 싶은 생각과 의견을 미리 정리하고 들어가려고 노력 ✓ 회의 전, 필수 참여자에게도 간략하게 내용을 미리 작성하거나 공유하도록 요청 📌 전략기획자 C : 올바른 방향으로 나아가기 위한 노력 “다들 열심히 참여는 하지만, 필요한 이야기 (우리가 회의에서 얻고자 하는 중심 내용)를 하지 않고 산으로 가는 이야기를 하게 될 때 회의가 잘 진행되지 않는다고 느꼈어요.” 계속 방치하면 매번 명확하지 않은 맺음의 연속일 것 같다는 생각이 들었습니다. ✓ 회의 진행자에게 회의의 목표, 논의 주제, 대화 순서를 전날 미리 공유 ✓ 자유로운 사고를 제한할 필요는 없지만 우리가 달성하고자 하는 회의 목표에서 많이 벗어나는 이야기는 진행자가 멈춘 뒤 다시 방향을 잡아주도록 기준 설정 ✓ 회의 진행 시, 화이트보드 또는 화면에 논의 주제 및 안건과 타임테이블 등을 모두가 확인할 수 있도록 제공 ✓ 목표가 달성 되었다면 굳이 회의 시간을 계속 끌고 갈 필요 없이 빠르게 끝내기 (그래서 우리의 회의는 항상 목표가 있고 그걸 달성하면 끝난다는 것을 인식) 📌 프로덕트 매니저 H : 명확한 결론을 위한 노력 슬랙에 회의 내용을 공유하고 며칠 뒤 진행상황을 파악하는데 아직 준비 단계에 머무른 것을 보며 문제를 확인하게 됩니다. 가장 큰 이유는 액션 아이템을 명확하게 정의하지 않고 회의를 끝냈다는 점이었어요. 그러니 무엇을 해야 할지가 정해졌어도, 누가 어떻게 해야 하는지는 몰랐던 거죠. 회의의 마무리는 무엇인지에 대해 다시 한번 생각해본 경험이었어요. ✓ 결정된 사항을 다같이 확인, 합의하는 시간을 꼭 활용하기 ✓ 참여자 개별이 어떤 업무를, 언제까지, 어떻게 하면 좋을지로 끝내기 ✓ 결정된 액션 아이템은 담당자와 구체적인 실행 방안, 기한을 함께 기록하는 것으로 마무리 ✓ 위 내용을 모두 포함한 상태로 회의 결과를 모두에게 공유하기 ✓ 액션 아이템에 대한 리마인드 잊지 않기 📌 마케터 K : 매 번, 더 나은 회의를 진행하기 위한 노력 회의는 짧지 않은 시간 동안, 다양한 사람들이 모여서 진행되는데요. 매 번 같은 사람들이 참여하는 것이 아니라면, 회의 때마다 비효율적이라고 느끼는 사람들이 생길 수밖에 없어요. 저도 회사의 관점에서 참여자들이 꼭 지켜줬으면 하는 회의 문화 등을 문서화해 공유하기도 하고, 종종 피드백을 받아 개선안에 적용하는 등의 노력을 해봤는데요. 생각보다 공통의 기준으로 묶는게 쉽지 않았어요. ✓ 그래서 요즘엔 회의에도 '회고'를 적용 ✓ 회사에서 프로젝트 단위나 팀 단위로 'KPT(각각 Keep, Problem, Try)'를 회고 방법으로 사용 ✓ 오늘 회의는 이런 점이 좋았으니, 다음에도 계속해보자. 이런 부분은 아쉬웠으니 다음엔 다른 방법을 써보자. 등을 나누는 방법 ✓ 다음 회의 땐, 꼭 이전 회의의 회고 내용을 확인한 뒤 진행하기에 조금이라도 개선된 환경에서 회의를 진행