관리자는 커뮤니케이션 라인을 항상 열어두고, 조직관리와 업무수행에 도움이 되는 정보를 수집해야 합니다. 이를 위해 관리자가 구성원들에게 해야 할 필수 질문들이 있는데, 이 질문들은 분기에 한 번 정도 하면 좋습니다. 이렇게 하면 구성원들이 최근 며칠간의 일이 아닌, 지난 몇 달의 사건들을 돌아보며 전체적인 관점에서 답변을 할 수 있기 때문입니다.

또한 관리자에게는 질문을 한 후에 전달받은 정보들을 바탕으로 행동할 책임이 있습니다. 구성원들은 관리자가 자신의 답변에 대해 아무런 조치를 취하지 않는다고 느낄 경우, 앞으로 솔직한 답변을 제공하지 않을 것 입니다. 이를 염두에 두고 관리자가 매 분기 물어야 할 5가지 질문을 소개합니다.

1️⃣어떻게 지내세요? (How are you doing?)

안부를 묻는 것은 대화를 시작하는 자연스러운 방법입니다. 하지만 우리는 종종 의례적으로 안부를 묻기 때문에, 상대방은 “그럭저럭 지내요.” 같은 상투적인 답변만을 하게 됩니다. 그럼에도 안부를 묻는 것은 구성원들과 대화할 때 해야 하는 가장 중요한 질문입니다.

구성원이 짧게 단답을 할 경우, 업무와 건강, 가정과 가족, 일과 삶의 균형이 어떻게 유지되고 있는지 다시 질문하고 자세한 답변을 받아야 합니다. 구성원 중 누군가가 어려움을 겪고 있다고 답한다면, 공감을 표현하고 관리자로서 자신이 도울 수 있는 부분이 무엇인지도 물어보세요.

비록 해줄 수 있는 일이 없더라도, 구성원들이 겪고 있는 문제를 인식하는 것은 그들의 업무 성과를 더 잘 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 그들이 스스로 어려움을 해결할 수 있도록, 해당 구성원의 책임이나 업무 영역을 일시적으로 조정해 줄 수도 있습니다.

2️⃣가장 큰 목표는 무엇인가요? (What's your big goal?)

관리자는 구성원들이 이루고자 하는 목표가 무엇인지 파악하고 있어야 합니다. 관리자로서 구성원들의 목표 달성을 도와주면, 그들이 업무를 더 즐기고 최선을 다할 가능성이 높아지기 때문입니다.

목표에 대한 질문을 하고 대화를 하는 것은 관리자와 구성원 간에 현실적인 기대치를 설정하는 데도 도움이 됩니다. 예를 들어, 많은 신입 직원들이 빠른 승진을 기대하지만 그것이 항상 가능한 것은 아닙니다. 그러한 직원에게 일반적인 승진 과정과 승진에 걸리는 시간을 명확히 알려주면, 빠른 승진을 기대하던 신입 직원의 좌절을 예방할 수 있습니다.

3️⃣가장 큰 장애물은 무엇인가요? (What's your big obstacle?)

약간의 노력만으로도 모든 프로젝트가 일사천리로 진행된다면, 어려운 일은 없을 것입니다. 하지만 아시다시피 직장 생활은 호락호락하지 않습니다. 프로젝트의 성공은 프로젝트를 진행하며 겪게 되는 여러가지 문제 요소를 식별하고 해결해 나갈 때 달성됩니다.

관리자의 중요한 역할 중 하나는 구성원들이 장애물을 식별하도록 돕고, 이를 극복하는데 필요한 전략과 지원을 제공하는 것입니다. 적절한 멘토링을 통해 구성원들의 문제해결 능력을 성장시키는 리더가 되세요.

4️⃣당신은 무엇을 알아야 하나요? (What do you need to know?)

관리자는 조직 내에 학습 문화를 조성하는데 앞장서야 하며, 구성원들을 성장시키기 위해 노력해야 합니다. 이를 위해서 우선 구성원들이 배우고 싶은 것이 무엇인지 물어보는 것에서 시작해야 합니다.

때로는 구성원들이 자격증을 취득해야 하는 경우도 있을 것입니다. 구성원들이 조직에서 제공하는 자기계발 지원, 교육 혜택을 활용하여 매년 새로운 것에 도전하도록 권장하세요. 또한 구성원들이 관리자와의 대화를 통해 커리어 성장 경로, 교육 계획을 수립할 수 있도록 도움을 주세요.

물론 관리자로서 직접 특정 문제를 해결하는 과정을 코칭하거나, 어떠한 상황에 처했을 때 해결해나가는 방식을 보여주는 것도 좋습니다. 이러한 멘토링은 구성원들이 무엇을 배우고 싶어 하는지를 알게 되면 더욱 효과적으로 수행할 수 있습니다.

5️⃣내가 보지 못하는 것은 무엇인가요? (What do you see that I don't?)

관리직이 돠면 비즈니스를 발전시키는 구체적인 업무에서 점차 멀어지게 됩니다. 고객과 대면 영업을 하거나, 콘텐츠 또는 프로그램 기획, 제품 생산 등의 업무에 덜 관여하게 됩니다. 대신 전략 수립에 집중하고, 구성원들의 역량을 최대한으로 이끌어내는 데 중점을 두게 됩니다.

이는 곧 회사의 최전선에서 발생하는 크고 작은 상황을 놓칠 수 있다는 것을 의미합니다. 이럴 때 구성원들이 당신의 눈과 귀가 될 수 있습니다. 그들에게 당신이 알지 못하는 상황에 대해서 질문하세요. 이를 통해 매출 감소, 불량품 발생, 직원 이직률 상승 같은 부정적인 결과물이 나타나기 전에 상황을 파악하고 예방 활동을 할 수 있습니다.

관리자로서 구성원들과 항상 연결되는 소통의 창구를 열어두세요. 구성원들이 현재 어떤 상황에 처해 있는지, 그리고 무엇에 동기부여되고 좌절하는지 파악할 수 있어야 합니다. 그래야 적시에 적절한 리더십을 발휘하여 구성원들을 성장시키고, 성과를 내는 조직으로 만들어 갈 수 있습니다.