회사 직원의 수가 5명 일 때 미팅 방식과 100명 일 때의 미팅 방식은 달라져야 한다. 하지만 생각보다 이 변화는 쉽지 않은데 초기 멤버들은 아무래도 수가 적을 때 얼굴 보고 빠르게 이야기하는 것에 익숙해져 있다보니 문제만 생기면 바로 미팅으로 해결하는 것을 선호하는 경향을 갖기 때문이고 초기 멤버들의 힘이 상대적으로 크기 때문이다.

사람의 숫자가 늘어났다면 현재의 미팅 방식이 적절한지 돌아볼 필요가 있다. 사람이 몇 안 될 때야 매주 전체 미팅을 진행하는 것에 문제가 없고 오히려 서로의 작업에 대한 정보를 원활하게 공유할 수 있는 장이 되겠지만, 팀의 규모가 커지기 시작하면 미팅의 목적과 횟수, 참석 인원에 대해 다시 생각해 보아야 한다는 말이다. 이런 부분을 고려하지 않은 잦은 미팅은 업무 흐름을 방해하고 효율을 떨어뜨릴 수 있으면 이는 사람의 수가 늘어나면서 더 큰 문제가 된다.

미팅 방식을 점검할 때 가장 먼저 던져야 할 질문은 “이 미팅으로 의사결정을 이끌어낼 수 있는가?”이다. 정보를 공유하기 위한 경우가 아니라면 미팅은 기본적으로 실무를 논의하는 자리여야 한다고 생각한다. 확실한 어젠다도 없이 메신저에서도 확인할 수 있는 내용을 굳이 같이 살펴보자고 한다든가, 그전에 모두가 모였으니 100명이 넘은 다음에도 모두가 모이는 형태로 변화없는 식의 미팅으로는 아무것도 결정할 수 없다. 또 한 가지 고려해야 할 점은, 미팅은 가능한 한 최소 인원과 최단의 시간으로 진행해야 한다는 것이다. 미팅의 기본 시간 단위를 한 시간이 아닌 30분으로 잡자. 

유데미에 있을 때 모든 미팅 초대에 다음 세 가지가 명시적으로 드러나 있어야만 했다. 처음부터 이런 규칙이 있지는 않았고 사람이 많아지면 미팅 피로도가 커지면서 생긴 규칙이다. 아래 세 가지를 고려해서 정말 필요한 사람만 초대하는 것도 필요하다.

1. Purpose: 미팅의 목적이 무엇인가?

2. Agenda: 미팅에서 구체적으로 이야기할 아이템들이 무엇인가?

3. Outcome: 미팅을 통해 결정하고 싶은 것이 무엇인가?

미팅이 너무 많아 업무는 저녁에 할 수 밖에 없는 경우가 생각보다 많다. 때로는 미팅 없는 날을 전사적으로 잡아야할 필요도 있고 다양한 실험이 필요하다.