🔁 전환 비용의 함정

집중해서 보고서를 쓰다가 급하게 잡힌 미팅을 마치고 자리에 앉은 순간, 원래 하던 일에 집중이 안 된 경험이 있으신가요? 바로 전환 비용이 발생한 순간입니다. 전환 비용은 기존 작업에 집중하다가 다른 업무로 전환할 때 소모되는 에너지를 뜻해요. 컨텍스트 전환에 대한 많은 연구들이 전환 비용이 우리의 생산성에 미치는 영향에 대해 이야기하고 있습니다. 단적으로 심리학자 데이비드 메이어(David Meyer)에 따르면 작업 전환으로 인해 생산 시간의 최대 40%가 소모될 수 있다고 해요.

🕰️ Time Blocking

타임 블로킹은 각 할 일에 필요한 시간을 할당해서 일정을 계획해두는 시간 관리 방법. 하루의 시간을 블록 단위로 미리 설정해두고, 그 시간에는 멀티태스킹 없이 정해둔 업무에만 모든 에너지를 집중해야 합니다.

1. 일정 분석: 하루 또는 일주일 단위로 해야 할 일을 리스트업

2. 블록 설정: 할 일별로 필요한 시간을 계산해 캘린더에 해당 작업을 위한 블록 설정

3. 루틴 블록: 동일하게 반복되는 업무는 블록을 반복 생성

4. 오픈 슬롯: 일정은 바뀔 수 있으므로 타임 블록 자체에 과한 부담을 갖지 말고, 일정은 상황에 따라 유연하게 수정. 블록과 블록 사이에 틈을 두거나, 시간을 자유롭게 쓸 수 있는 블록을 만드는 것도 방법.

🕓 Time Batching

비슷한 성격의 할 일들을 그룹화해서 한 번에 처리하는 시간 관리 방법. 우리의 두뇌는 본질적으로 비슷한 작업을 쉽게 처리합니다. 유사한 업무들을 일괄로 처리하면 더 빠르게 일을 처리할 수 있을 뿐만 아니라 그만큼 전환 비용도 줄어들죠.

1. 할 일 목록을 작성할 때, 업무를 가장 작은 단위로 나눈다. 예를 들어 "A 캠페인 기획"이 아니라, "A 캠페인 기획을 위한 레퍼런스 조사".

2. 세부 할 일을 묶어 비슷한 그룹을 나누고 업무 카테고리 분류.

3. 집중이 필요한 정도에 따라 우선순위 설정. (이메일 확인과 같은 자잘한 업무들은 shallow work, 기획안 작성은 deep work로 구분하고, shallow work는 한 블럭에 몰아서 처리하면 훨씬 효과적)

4. 우선순위에 따른 타임 블럭을 정하기 위해 본인만의 이상적인 집중 시간을 찾으세요.