세상에서 가장 어려운 일 중 하나가 오프라인 행사 참가자를 모집하는 것입니다. 다행히 프로그램 기획이 좋아서 홍보를 시작하면 참가자가 쏟아져 들어오는 경우가 있지만, 이건 소수의 드문 케이스고, 대부분의 프로그램은 참가자 모집에 어려움을 겪습니다. 저는 그랬습니다. 브랜드 파워가 부족한 프로그램이라 그런지 몰라도 주관한 오프라인 행사에 참가할 사람들을 모으는데 진땀을 뺐던 기억이 많습니다.

참가자를 모집하는 일이 어려운 것에 비례하여 오프라인 행사의 효과가 있으면 좋으련만, 실제로 어떤 효과가 있는지 측정하기 어렵습니다. 마치 옥외 광고를 통한 마케팅 성과를 측정하기 어려운 것과 같은 이치라고 생각합니다. 물론 오프라인 행사 기획 단계에서 정량적 목표를 명확하게 수립한다면, 성과를 측정할 수 있긴 합니다. 그러나 실제 전환 확률이 낮은 건 인정하고 시작해야 하는 일이 오프라인 행사입니다.

그럼에도 불구하고 오프라인 행사를 해야 한다면, 기대하는 성과를 얻을 수 있는 프로그램 참가 대상을 설정해야 합니다. 대상자가 모여 있는 채널을 발굴하여 프로그램을 홍보하는 것이 가장 효과적인 오프라인 행사를 운영할 수 있는 방법입니다. 그러나 대상자에게 프로그램 취지를 설명하고 설득하는 일은 쉽지 않습니다. 보통 온라인 채널로 프로그램을 홍보하는데 프로그램 의도를 글이나 이미지 요소로 설명하는 것이 독자에게 100% 전달되기 어렵습니다. 그만큼 생각을 다른 사람에게 공유하는 일이 쉽지 않습니다.

무엇보다 어려운 것은 프로그램 참가자 모집이 잘되지 않을 때, 그 이유를 파악하기 어렵다는 것입니다. 왜 반응이 저조한지 추측할 수밖에 없습니다. 참가 신청자에게 물어볼 순 있지만, 그마저도 추측성 기사가 될 뿐입니다. 비슷한 조건으로 보이는 참가자라고 해서 프로그램 홍보에 대해서 반응이 없는 사람들과 완전히 똑같은 상황이라고 볼 수 없기 때문입니다. 결국 코끼리 다리를 더듬어 허벅지인지, 종아리인지 알아맞혀야 하는 감각을 동원해야 합니다.

프로그램 홍보 반응이 저조하다고 해서 포기할 순 없습니다. 모든 수단과 방법을 동원하여 오프라인 행사 참가자를 모집해 봐야 합니다. 이것이 오프라인 행사 참가자 모집을 진땀 빠지게 만드는 요인입니다. 목표로 하는 프로그램 참가자 숫자가 있다면, 행사 전날까지 목표를 달성하기 위해 달려야 하기 때문입니다. 그래서 한 명 한 명이 소중하고, 한 명 한 명 신청자가 늘어날 때마다 가슴을 쓸어내립니다.

오프라인 행사는 신청자가 당일 불참하는 경우도 있습니다. 프로그램 참가비가 있어도 참가 신청자의 사정으로 참여하지 못하는 것입니다. 보통 당일 불참자 비중을 5-10% 정도로 예측하여 사전 참가자 모집을 그만큼 더하게 됩니다. 이것도 프로그램 홍보를 하는 입장에서 쉽지 않은 미션이 됩니다. 그냥 목표 달성도 어려운데 거기에 5-10%를 더 얹어서 참가자를 모집해야 하는 일이 마치 기말고사 시험에 중간고사를 봤던 범위에서도 시험 문제가 나올 수 있다고 하는 상황과 비슷합니다. (비유가 참 어렵습니다)

오프라인 행사의 묘미는 프로그램을 마치고 나서 참가자에게 긍정적인 피드백을 받는 순간입니다. 덕분에 유익한 정보를 얻었다는 한 마디가 큰 격려가 됩니다. 단 한 명이라도 프로그램을 통해 도움을 얻을 수 있었다면, 그걸로 행사는 성공이라고 생각합니다. 오프라인 행사가 성과를 측정하기 어려운 것에 비해 준비 과정이 험난하고 효과적인가 회의감이 드는 것은 솔직한 심정입니다. 그러나 현장에서 사람들을 만나서 함께 호흡하고 소통하는 순간이 보람 있는 일이라고 느껴집니다.

지금까지 경험한 오프라인 행사의 준비 과정은 한 번도 평탄했던 기억이 없습니다. 그만큼 프로그램 기획부터 참가자 모집, 행사 준비와 진행에 신경 쓸 일이 많았습니다. 특히 평소에는 가만히 책상 앞에 붙어 있다가 직접 몸으로 일을 해야 하는 것이 더 피곤하게 느껴졌던 것 같습니다. 그리고 다양한 이해관계를 가진 사람들과 소통하고, 그들을 설 들하는 일도 쉽지 않았습니다. 그럼에도 불구하고 행사를 준비하는 사람들의 노력이 누군가에게 도움이 될 거라고 생각하면 힘을 낼 수 있었습니다. 도움을 줄 수 있는 한 사람을 생각하며 그분에게 시선을 두고 최선의 노력을 다하는 것입니다.

오늘 우리가 하는 모든 일이 그랬으면 좋겠습니다. 물리적으로 큰 성과를 얻는 것이 거의 모든 조직과 개인의 목표가 되겠지만, 숫자로만 평가한다면 너무 각박해집니다. 우리가 하는 일로 말미암아 도움이 될 단 한 명에게 시선과 마음을 고정해 봅시다. 그를 위해 할 수 있는 최선의 노력을 기울이는 우리가 되길 진심으로 응원합니다.