✍️ 성공적인 회의를 위한 6가지 🗒 회의 - 철저하게 혼자 일하지 않는 이상, 어떤 일을 하든지 누구나 맞닥뜨리게 되는 일상적인 과정입니다. 하지만 "회의"라는 단어를 떠올렸을 때 가슴이 답답해지는 분들도 분명 있을 것입니다. 아마 그 원인을 생각해보면, 긴 시간 회의를 했는데 결론이 불분명하다거나, 이런저런 생각들이 난무했다거나, 굳이 회의까지 할 필요가 없는데 "회의를 위한 회의"를 했다거나... 다양한 이유가 있을 거에요. 제 캘린더도 정말 많은 회의들로 빼곡한데요, "어떻게 하면 회의를 꼭 필요한 때에만, 효율적이고 효과적으로 할 수 있을까"라는 고민은 매일 하게 되는 것 같습니다. 그러던 중 즐겨듣는 Founder's Journal 팟캐스트에 "6 Steps for Successful Meetings"라는 제목으로 올라온 에피소드를 발견했습니다. 성공적인 회의를 위해 필요한 6가지를 제시하는데요, 꼭 정답이라고 할 수는 없지만 한 번 생각해볼 만한 신선한 관점들이 포함되어 있어 공유합니다. 많은 분들께 도움이 되었으면 좋겠습니다. 1️⃣ 회의는 마지막 선택지입니다. (Meetings are a last resort, not a first option.) 회의를 잡는 것에 대해 굉장히 엄격한 기준을 적용해야 합니다. 그렇게 하지 않는다면, 시간을 낭비하게 될 뿐만 아니라, 다른 사람들이 생산적으로 일하고 있는 흐름을 끊고 그들의 시간을 존중하지 않게 되는 것입니다. (The bar should be super high for when you call a meeting, otherwise you're at risk of wasting time, taking people out of their productive workflow and not respecting the time of several people.) 2️⃣ 회의 시간을 필요하다고 생각하는 시간의 2/3로 잡으세요. (Make meetings, two thirds as long as you think they need to be.) 60분이 필요하다고 생각하면, 회의 시간을 40분으로 잡고 그 시간에 맞춰서 회의를 생산적으로 끝내보세요. 3️⃣ 회의를 준비하세요. (If as the meeting leader, you haven't shared a meeting agenda, don't expect the meeting to go well.) 회의 참여자들은 모두 회의의 아젠다와 각자의 역할, 그리고 회의에서 원하는 결론이나 결과물에 대해서 알고 있어야 합니다. 회의 이전에 해야 할 숙제나 브레인스토밍이 있다면 그것도 인지하고 있어야겠죠. (Every single attendee should know what the agenda is for the meeting, what purpose they serve in the meeting, if there's any homework or brainstorming they need to do prior to the meeting, and what the desired outcome or outcomes are for the meeting.) 만약 당신이 회의의 리더이고 회의가 잘 진행되기 위한 노력을 하고 있지 않다면, 참여자들이 당신과 회의를 진지하게 참여할 것이란 기대를 하지 말아야 합니다. (If you're a meeting leader and you're not doing the work to make the meeting run well, you should not expect attendees to take you or the meeting seriously.) ✍️ 회의를 준비해라. 생각해보면 당연한 이야기이지만, 매 회의에서 준비되어 있기 꽤 쉽지 않습니다. 저도 최대한 회의 아젠다를 준비하려고 하는 편인데요, 준비를 미처 하지 못했던 날에는 "회의에서 이야기하다보면 뭔가 되겠지."라고 무의식적으로 생각하지는 않았는지 반성해봅니다. 회의 준비를 제대로 하지 않았다면, "참여자들이 당신과 회의를 진지하게 참여할 것이란 기대를 하지 말아야 합니다."라는 말은 뼈를 때리네요 😂 4️⃣ 회의는, 우리가 생각하는 일의 대부분을 위해 존재하지 않습니다. (Meetings are not for most things.) 우리는 회의를 통해 매우 구체적인 결과물을 내놓을 수 있어야 하며, 중요한 의사결정을 내릴 수 있어야 합니다. (A meeting has a very specific desired outcome, and leads to an important decision that must be made.) 회의는 브레인스토밍을 하는 시간이 아닙니다. 브레인스토밍은 각자 한 뒤 이메일이나 다른 소통 방식으로 공유되어야 하며, 회의는 여러 사람들의 브레인스토밍 결과를 가지고 결론을 내리는 시간이어야 합니다. (Meetings are not for initial brainstorms. Those should be done independently, and then shared over docs or email, and then you can come together to make a joint decision via meeting after the brainstorm.) 회의는 어떤 현황을 공유하기 위한 자리가 아닙니다. 현황 업데이트 역시 이메일이나 다른 소통 방식으로 공유되어야 합니다. 물론 그 내용에 대해 후속 논의나 의사결정 사항이 생길 경우에는 회의를 잡을 수 있습니다. (Meetings are not for status updates, those should be sent via email. If people have questions on the updates, those can be answered over email as well. And if questions on those updates turned into some sort of debate that leads to an important decision to be made by several people that, that can turn into a meeting.) 5️⃣ 회의를 제품처럼 대하세요. (Treat a meeting like a product.) 제품을 만들 때 그러하듯, 회의에 대해 피드백을 받고 더 좋게 만드세요. 시간이 지난다고 저절로 회의가 더 잘 진행되지는 않습니다. (Solicit feedback, make it better. People just assume meetings will be great and get better over time.) 회의가 끝나면, 참여자들에게 투입한 시간 대비 가치 있는 일이었는지 물어보세요. 회의 목적이 달성되었다고 생각하는지, 그리고 다음 회의에서 다르게 하고 싶은 부분이 있는지도 물어보세요. (Ask them if they think the meeting was a good use of their time. Ask them if they think the goal of the meeting was accomplished and ask them if they would do anything different, for the next meeting.) ✍️ 개인적으로 이 말이 무척 인상깊었습니다. 회의를 회사의 모든 직원을 위한 제품이라고 생각하면 어떨까요? 단순히 첫 제품을 만들었다고 끝이 아니라 계속 사용자들의 목소리를 들으면서 개선해야 하는 것처럼, 회의도 참여자들의 피드백을 통해 발전시켜야할 대상입니다. 6️⃣ 회의록을 남기세요. (Meetings are ephemeral. Make sure you preserve their learnings.) 회의 리더나 진행자는 항상 회의록을 남겨야 하며, 회의의 주요 내용이나 결론은 누가 봐도 명백하게 작성되어야 합니다. (You as the meeting leader or an appointed facilitator should always take meeting minutes, and make it glaringly obvious to people, not in attendance, what the major outcomes were.) 회의록은 회의가 아젠다에 집중해서 진행될 수 있도록 만드는 원동력이 되기도 합니다. 솔직히, 회의록을 작성했는데 회의 목적과 상관없는 내용이 가득하다면 부끄러운 일이겠죠. (Keeping meeting minutes is also a great force function to keep the meeting on topic on time and not go on tangents, because honestly, it will be pretty embarrassing and awkward to write a whole bunch of minutes that have nothing to do with the purpose of the meeting.) * Founder's Journal은 비즈니스 뉴스레터 Morning Brew의 창업자가 정말 "일기를 쓰듯이", 10분 정도의 짧은 시간 안에 비즈니스에 대한 단상을 공유하는 팟캐스트 프로그램입니다. ** 저의 번역이 어색할 수 있기 때문에 영어 원문을 꼭 참고해주세요! 🙂