#퍼블리뷰d+82 일정관리! 10년이 넘는 시간 동안 직장 생활을 했지만, 여전히 풀리지 않는 마법과 같은 숙제가 있다면, 그것은 바로 일정관리 입니다. 구글 캘린더 많은 분들이 이용할 것 같은데요. 오늘은 구글 캘린더를 활용한 일정관리 이야기를 퍼블리에서 가져왔습니다. 월요병이 사라지는 마법, 구글 캘린더 일주일 계획법 저자 진대연 심리학자 에드워드 데시와 리차드 라이언의 자기 결정성 이론에 따르면 통제 권한이 내부가 아닌 외부에 있을수록 동기부여가 떨어진다고 합니다. 특히 투두리스트를 실제로 사용해 보니, 현실과 제 기대는 너무나도 달랐습니다. 마음의 평화를 얻으려고 시작했다가 오히려 부담감만 늘어난 기분이었거든요. 그런데 이상하게도 제일 중요한 일은 여전히 목록에 남아 있습니다. 이때부터 마음이 불안해지기 시작하죠. 그래도 수고한 나 자신을 위해 일단 오늘은 좀 쉬어야겠습니다. 그런데 여전히 중요한 일들이 남아 있는 탓인지 쉬는 동안에도 찜찜한 기분이 듭니다. 이런 식의 패턴이 반복되자 뭔가 잘못됐다는 생각이 들었습니다. 일단 주로 어떤 상황에서 스트레스를 받는지부터 살펴봅시다. 여러분도 아래 예시를 보면서 공통점이 무엇인지 한 번 생각해 보세요. 1)오늘따라 오전에 한가하다 싶더니, 퇴근 무렵 갑자기 팀장님이 불러서는 내일까지 급하게 마쳐야 할 일들을 말씀하신다. 2)불금을 기대하며 신나는 마음으로 퇴근 준비 중인데, 마침 빼먹은 중요한 일이 생각났다. 3)미팅 장소로 이동 중인데, 그날따라 차가 너무 막혀서 언제 도착할지 모르겠다. 4)언제 끝날지 알 수 없는 마라톤 회의에 참여했다. 1단계: 할 일 목록 정리하기 먼저 자신이 선호하는 스케줄 관리 앱을 실행합니다. 아이폰의 '미리 알림'이나 Google Task도 좋고, Evernote, Notion과 같은 노트 앱도 상관없어요. 1단계에서 가장 중요한 포인트는 머릿속에 복잡하게 엉켜 있는 할 일들을 한곳에 모두 적는 거예요. 저는 가고 싶은 맛집이나 언젠가 해보고 싶은 취미 생활을 적을 때도 있답니다. 2단계: 업무 우선순위 정하기 우선순위를 정하는 여러분만의 규칙이 있으신가요? 없으시다면 지금부터 저와 함께 원칙을 만들어 보시기 바랍니다. 우선순위 원칙은 항상 머릿속에 입력돼 있어야 합니다. 그래야 불시에 다른 업무가 들어오더라도 그 일의 중요도를 빠르게 예측할 수 있기 때문이죠. 아까 말씀드렸듯이 예측할 수 있어야 스트레스를 줄일 수 있습니다. 우선순위를 정하는 방법 가운데, 가장 대중적인 방법은 스티븐 코비 박사가 <성공하는 사람들의 7가지 습관>에서 제시한 '우선순위 매트릭스'입니다. 중요도와 긴급도에 따라 크게 4가지로 분류한 것인데요. 중요하고 급한 일(A), 중요하지만 급하지 않은 일(B), 중요하지 않지만 급한 일(C), 중요하지 않고 급하지도 않은 일(D)로 나뉩니다. 한 가지 팁으로, 일의 단위가 클 경우엔 시간 단위로 쪼개면 좋습니다. 단, 항목당 최대 소요시간은 2시간을 넘지 않는 걸 추천해요. 3단계: 우선순위별로 캘린더에 배치하기 완벽한 일주일을 위한 스케줄링 방법을 설명드릴게요. 스케줄링 순서는 다음과 같습니다. 1) 우선순위를 매긴 할 일 목록 중에서 이번 주까지 끝내야 하는 일을 선별합니다. 2) 사용 중인 캘린더 앱을 실행합니다. 3) 캘린더의 빈 공간에 우선순위 A부터 배치합니다. 이때, 우선순위 A와 B는 가능하면 오전 첫 업무로 배치합니다. 4) 이번 주에 꼭 마무리해야 하는 A, B 항목을 배치한 다음, C 항목을 배치합니다. 이때, 긴급 업무를 위한 시간을 고려해 너무 타이트하지 않게 배치합니다. 스케줄링 작업은 정신없는 월요일보다는 주말에 한 시간 정도 짬을 내서 하시는 게 좋습니다. 4단계: 스케줄 실행하기 이제 여러분은 로봇(?)처럼 정해진 스케줄대로 일하시면 됩니다. 이렇게 일하기 시작하면 전에 없던 여유 시간이 생겨나는 건 물론이고, 성취감도 배가 됩니다. 회고! 1) 잘한 날과 못한 날 분석하기 회고하기는 3단계에서 일주일 스케줄을 계획할 때 같이 진행하면 됩니다. 우선 지난주 캘린더를 전체적으로 살펴보면서 우선순위 A와 B를 잘한 날과 못한 날을 파악합니다. 그리고 각각의 이유를 회고 노트에 적습니다. 일을 잘 끝마쳤다면 그 이유는 무엇인지, 일이 미뤄졌다면 그 원인은 무엇이었는지 자세히 적는 거죠. 2) 셀프 해킹 전략 세우기 해킹이란 단어가 '컴퓨터 해킹'처럼 나쁜 뜻으로도 사용되지만, 무언가를 더 쉽게 해낸다는 의미도 있습니다. 그래서 '삶의 팁을 찾는다'라는 표현으로 라이프 해킹이라는 말을 흔히들 사용하는데요. 이와 같은 맥락으로, 자신의 단점을 이해하고 이를 극복할 적절한 방법을 찾는 것 역시 셀프 해킹이라고 말할 수 있겠죠. 그래서 우리는 이 회고 시간을 통해 실패를 만회할 수 있는 전략을 세워볼 거예요. 이를테면 일정이 너무 빡빡해서 여유 시간이 부족했던 건 아닌지, 평소에도 추가 업무를 잘 지시하는 팀장님의 스타일을 간과한 건 아닌지, 또는 중요한 업무를 오후에 배치해서 효율이 떨어진 건 아닌지 등을 꼼꼼히 분석해서 다음 주 스케줄을 세운다면 예측력이 더욱 높아질 겁니다.