프로젝트 일정성과를 판단하는 손쉬운 방법은 마일스톤 준수여부를 판단하는 것입니다. 예를 들어 수행기간이 6개월인 프로젝트에서 통합테스트 완료가 일주일 지연되었다면 큰 문제가 없는 것이고, 통합테스트 완료가 2개월 지연되었다면 일정의 큰 차질이 있는 상황입니다. 그러나 마일스톤 만으로 프로젝트 일정관리를 하기 힘들기 때문에 여러 가지 진척지표를 측정해야 합니다. 

프로젝트 진척지표는 사람의 건강에 비유하면 혈압과 비슷합니다. 혈압은 개인의 건강을 체크하기 위한 기본적인 지표입니다. 높은 혈압은 건강에 대한 적신호이지만, 혈압이 정상이라고 해서 그 사람이 건강하다고 이야기할 수 없습니다. 또한 혈압은 같은 날 측정해도 컨디션에 따라 편차가 큽니다. 따라서 혈압이 170과 같이 크게 기준치를 벗어나면 문제가 있는 것이 맞지만 고혈압 수치의 경계인 140 근처라면 일시적인 현상인지 고혈압인지 판단하기 어렵습니다. 진척지표도 마찬가지입니다. 진척지표가 나쁘면 프로젝트가 궤도를 이탈하고 있다고 판단할 수 있지만, 진척지표가 좋다고 프로젝트가 잘 진행되고 있다고 판단해서는 안됩니다. 

다소 과장된 이야기이지만 90% 완료했을 때 90%가 남아 있다는 90/90 룰은 이슈 프로젝트의 현상이기도 합니다. 완료했던 업무 내용이 변경되기도 하고, 품질이 미흡한 업무를 완료했다고 평가하기도 하기 때문입니다. 프로젝트 진척률이 90%가 넘어가면 거의 완료했다고 안심하지 말고 끝날 때까지 끝난 것이 아니라고 생각하는 것이 안전합니다.

프로젝트 진척을 상세하게 관리하기 위해서는 세 가지 질문에 답할 수 있는 진척지표가 필요합니다.  

• 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지? (계획달성률)  

계획달성률은 특정시점까지 계획한 업무를 얼마큼 완료했는지를 측정하는 지표로 100%면 계획된 일을 모두 완료한 상태로 측정식은 다음과 같습니다.  

[특정시점까지 완료한 업무의 크기/특정 시점까지 완료예정인 업무의 크기]

• 현재까지 프로젝트 전체 업무의 몇 %를 완료했는지? (프로젝트 진척률) 

프로젝트 진척률은 특정시점까지 완료한 업무의 비율을 의미하며 100%면 프로젝트를 완료한 상태로 측정식은 다음과 같습니다.  

[특정시점까지 완료한 업무의 크기/프로젝트 전체 업무의 크기]

• 현시점에서 예상하는 프로젝트 완료일은? (예상완료일)  

예상완료일은 특정시점에서 추정한 프로젝트 예상 완료일로 측정식은 다음과 같습니다.  

[현재일 + 남은 업무의 크기/남은 기간의 업무 생산성]

그러나 세 가지 진척지표를 정확하게 파악하는 것은 힘듭니다. 프로젝트 진척률을 평가하기 어려운 이유는 다음과 같습니다.

1. 업무의 크기를 측정하기 힘듭니다.

   
   

프로젝트 진척을 평가하는 세 가지 지표 모두 업무의 크기를 측정해야 합니다. 진척이라는 개념 자체가 ‘완료한 일의 크기’이기 때문입니다. 그러나 프로젝트 수행업무(WBS)를 구성하는 다양한 개별업무의 크기를 정확하게 측정하는 것은 어렵습니다. 업무의 크기를 액티비티의 예상기간 또는 MM를 사용하여 측정할 수도 있지만 직관적이지 않습니다.

2. 계획을 변경하면 진척률 관리도 복잡해집니다. 

   
   

예를 들어 100개의 업무를 수행하기로 했는데 120개의 업무를 수행하기로 변경하면 60개의 업무를 완료했을 때 최초 계획 기준 프로젝트 진척률은 60%이고, 변경된 계획 기준 프로젝트 진척률은 50%가 됩니다. 진척률이 줄어드는 문제를 해결하려면 이전의 진척률 추이를 변경된 업무를 기준으로 변경해야 하는 번거로움이 발생합니다. 

업무는 변경되지 않고 일정만 연기할 수 있습니다. 일정을 연기하면 남은 기간 동안의 계획진척률을 변경해야 합니다. 상황이 복잡할수록 ‘이렇게 복잡하게 진척률을 관리하는 것이 프로젝트를 완료하는데 무슨 도움이 되지?’라는 질문이 생깁니다. 프로젝트 후반부라면 프로젝트 전체업무를 관리하는 진척률 측정은 중단하고 남은 업무의 일정만 관리하는 것이 현실적인 방안이기도 합니다. 

3. 완료된 업무를 재작업하면 진척률이 증가하지 않습니다. 

   
   

완료된 업무의 품질에 문제가 있거나 요구사항을 변경하면 재작업을 수행해야 합니다. 이미 완료로 평가한 업무는 결함수정을 위해 MM를 투입해도 진척률을 반영할 수 없습니다. 진척률을 반영하는 방법은 예전의 진척률을 빼는 것인데  가능하지 않습니다. 

요구사항을 변경하면 좀 더 복잡해집니다. 기존 요구사항을 약간 수정한 경우는 위에서 설명했던 것처럼 MM를 투입해도 진척률을 반영할 곳이 없습니다. 그러나 기존 요구사항을 없애고 신규 요구사항으로 대체한다면 기존에 완료한 진척만큼 빼고 신규 요구사항을 업무에 추가하여 진척률을 계산해야 합니다. 그러나 그것도 여러 사람에게 내용을 설명해야 하는 번거로움이 있습니다.  그래서 일을 해도 진척률이 올라가지 않는 상황이 발생합니다.

4. WBS에 없는 업무를 수행하면 진척률이 증가하지 않습니다. 

   
   

회사의 관리부서 또는 품질부서에서 요청하는 업무가 WBS에 없는 대표적인 일입니다. 그러한 업무에 투입되는 MM가 크다면 원가는 발생하는데 진척에는 반영되지 않기 때문에 프로젝트 팀의 생산성(속도)의 왜곡이 발생하게 됩니다. 

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제가 삼성 SDS에서 30년동안 경험하고 체득한 교훈을 정리한 <슬기로운 PM 생활>을 25년 1월 출간한 소식을 공유합니다.

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