이하 내용은 CASE STUDY 방식으로 정리한 가상의 시나리오입니다.  SI 프로젝트에서 이런 상황에 직면하면 어떻게 대응하는 것이 좋을지 생각해보세요.

1.  프로젝트 상황

프로젝트 관리시스템 구축을 위해 현업 요구사항을 인터뷰해야 하는데 실무부서의 참여가 늦어 일정이 지연되고 있다. 고객사 책임자에게 현업 실무부서 참여를 독려해 달라고 했지만 최선을 다하고 있지만 예산을 관리하는 부서라 내년도 경영계획을 수립하느라 바빠서 그렇다고 한다. 

다음은 고객사 책임자와 PM의 대화다. 

PM : 고객님,  ○○부서와의 인터뷰가 계속 미뤄지고 있어 전체 일정이 2주 지연되고 있습니다.

고객사 책임자: 예, 2주나 지연되고 있나요? 그 부서는 예산을 담당하는 조직이라 지금 내년도 경영계획 수립 때문에 매우 바쁩니다. 그래서 인터뷰 협조가 어려운 모양이네요.

PM: 이미 인터뷰 일정이 세 차례나 미뤄졌고, 전체 요구사항 정의 일정이 영향을 받고 있습니다. 이미 지연된 일정만 해도 프로젝트에 미치는 영향이 큽니다. 

고객사 책임자: 저도 최대한 협조 요청을 하고 있지만, 해당 부서 입장에선 경영계획 수립 업무가 우선순위가 높아 시간 내기가 어렵다고 하네요.

2. 슬기로운 PM의 대응순서 

1) 고객 책임자와 함께 스폰서에게 보고가 필요함을 설득

○○님, 이 정도 일정 지연은 더 이상 실무 조율만으로 해결되긴 어렵습니다. 프로젝트 성과가 연내 어려워질 수 있다는 점을 고객사 스폰서에게 직접 말씀드려야 합니다. 스폰서께서 관심 많으신 새로운 성과관리 체계를 년내에 적용하기 힘든 상황입니다.  

※ 포인트

• 고객사 책임자와 PM이 관리할 수 있는 위험이 아님을 강조 

• 프로젝트 성과에 이해관계가 많은 스폰서에게 도움을 요청하자고 고객사 책임자를 설득(고객사 책임자가 잘못한 것이 없다는 상황을 설명)

 2) 고객사 프로젝트 스폰서에게 보고 

현재 ○○부서의 참여가 내년도 경영계획 수립 때문에 계속 지연되어 프로젝트 일정이 2주 지연되고 있고, 일부 진행한 인터뷰 내용도 부실하여 분석의 완성도도 낮아 재작업의 우려도 있습니다. 아시다시피 ○○부서는 프로젝트 성과관리를 담당하고 있는데, 스폰서께서 이번 연말까지 새로운 성과관리 체계를 완성하고 내년부터 적용하라는 당부를 저에게 하셨는데 저도 걱정이 되어 보고 드립니다. 경영계획 수립도 중요하고 프로젝트 인터뷰 모두 중요하기 때문에 ○○부서의 희생이 필요한 상황입니다. 스폰서께서 ○○부서장에게 현 상황을 잘 말씀드려 주시기 바랍니다. 인터뷰를 형식적으로 간단하게 수행하지 않도록 프로젝트 참여의 중요성도 설명해 주시기 바랍니다. 

※ 포인트

• 일정지연 상황을 숨김없이(오히려 약간 과장하여) 스폰서에게 보고  

• 스폰서가 관심 있는 업무의 차질을 중심으로 보고 

• 인터뷰가 형식적으로 빨리 끝나지 않도록 관련 부서장에게 협조 요청 

3) PM의 경영층에게 리스크 보고

본 상황은 PM의 경영층인 ** 상무에게 리스크 보고를 하는 것이 바람직하다.

리스크 보고의 대화내용은 다음과 같다.  

PM:상무님, 현재 ○○고객사 프로젝트 관련해 일정 리스크가 발생하고 있어 보고 드립니다.

상무: 무슨 이슈입니까?

PM: 요구사항 정의를 하는데 핵심인 예산부서가 내년도 경영계획 수립 때문에 인터뷰와 요건정의가 지연되고 있습니다. 고객사 책임자도 여러 차례 협조를 요청했지만, 경영계획도 중요한 업무라 협조가 원활하지 않습니다. 

상무: 예산부서면 이 프로젝트에 영향이 큰 쪽 아닌가요?

PM: 맞습니다. 전체 업무 흐름에서 중요한 역할을 하는 부서인데, 이대로면 연내 성과 관리 적용은 현실적으로 어렵습니다. 저희가 제시한 전체 일정도 재조정이 불가피할 가능성이 높습니다.

상무: 고객사에서는 이 상황을 어떻게 인식하고 있습니까?

PM: 고객사 책임자는 현 상황을 인지하고 있고, 저희와 함께 고객사 경영층 스폰서를 만나 상황을 공유할 예정입니다. 단, 일정 지연에 따른 계약 범위, 마일스톤 변경 등이 생길 수 있기 때문에, 사전에 상무님에게 보고 드립니다. 

상무: 현실적으로 어느 정도 영향이 예상되나요?

PM: 현재 기준으로 요구사항 정의가 최소 2~3주 이상 지연되고 있고 요구사항 부실로 인한 재작업도 우려됩니다. 

상무: 알겠습니다. 스폰서 미팅 결과 공유해 주시고, 일정 조정 시나리오도 미리 준비해 두세요. 필요하면 고객사와 협의할 수 있도록 경영진 차원에서도 지원하겠습니다.

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제가 삼성 SDS에서 30년동안 경험하고 체득한 교훈을 정리한 책 <슬기로운 PM 생활>을 출간한 소식을 공유합니다.

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