✔️내가 공유한 자료는 왜 반응이 없을까? 실무에서 필요하다고 생각하는 내용을 사전에 공유하는 일은 흔히 있는 일이다. 하지만 공유받은 내용을 팀원들이 미리 꼼꼼히 읽어보는 경우는 많지 않다. 왜 이런 일이 생기는 걸까? ✔️자료를 공유할 때 빠뜨려선 안 될 3가지 🔘자료를 공유하는 이유 예를 들어 앱 업데이트가 예정되어 있다면, ‘특정 화면을 참고하기 위해서’나 ‘기능을 위한 벤치마킹을 위해서’ 등 해당 내용을 공유하는 이유가 무엇인지 꼭 같이 언급해야 한다. 물론 공유한 자료의 제목만으로도 내용을 대강 짐작할 수는 있다. 하지만 이는 아주 제한적인 정보이다. 겨우 이 정도로 ‘내 생각을 공유했다’, ‘이 정도면 이해할거야’라고 생각하면 큰 오산이다. 공유하는 사람이 어떤 의도를 갖고 공유한건지, 공유받는 사람에게 바라는 것은 무엇인지 등에 관한 정보가 없으면, 공유받는 사람은 공유한 사람의 의도와는 다른 방향으로 이해하게 된다. 🔘관련된 업무의 범위 또 다른 문제점은 ‘프로젝트에’, ‘미팅에’와 같이 자료와 관련된 업무 범위를 두루뭉술하게 안내하는 경우이다. 팀원들의 업무 범위는 생각보다 넓고 다양하다. 미팅용 자료라면 예상 미팅 내용 중 어떤 안건에 해당되는지, 기획에 필요한 자료라면 프로세스 중 어느 단계에 도움이 되는지 함께 언급해줘야 자료의 맥락을 놓치지 않을 수 있다. 🔘공유 대상 공유 대상이 구체적이지 않아도 문제가 생긴다. 같은 팀이라 하더라도 각자의 역할이 다르기 때문에, 특히 이 자료를 보았으면 하는 특정 팀원에게는 미리 언급해줘야 한다. ‘프로젝트에 참고할 만한 내용’이라는 메시지와 함께 타사 앱에서 캡처한 이미지를 공유했다고 가정해보자. 공유 대상이 누구인지 짚어주지 않으면 개발자, 디자이너, 마케터, 운영자는 똑같은 이미지를 보면서 각자 다른 생각을 한다. 그러니 자료 공유를 할 때는 팀원들이 회사 내에서 제각기 다른 역할을 수행하고 있고, 서로 관점이 다르다는 것을 충분히 고려해야 한다. ✔️관심을 부르는 자료 공유와 정리 방법 네 가지 1️⃣무관심을 관심으로: 공유 목적과 대상을 설명하기 무언가를 공유할 때 목적을 설명하는 건 가장 중요한 일이다. 앞서 살펴보았듯 링크, 이미지, 영상만 공유하면 전달받는 사람은 공유 목적을 파악하기 어렵기 때문이다. 공유 목적은 간단해도 좋다. 해당 자료를 ‘공유해야겠다!’라고 생각하게 된 계기가 있을 것이다. 그걸 떠올려보면 공유 목적이 뭔지 정리하기 수월하다. 더불어 공유하는 자료가 누구를 위한 내용인지도 함께 언급하자. 만약 구성원 전체가 확인해야 하는 자료라면, 각자 역할에 따라 어떤 포인트에 집중해서 보면 좋을지 알려주면 좋다. 그리고 공유 목적은 앞부분에 작성하는 것이 좋다. 바빠서 공유한 자료를 미리 보지 못했다는 반응이 나올 때가 많은데, 정말 바뻤을 수도 있지만 ‘꼭 읽어야 할 이유를 찾지 못했다’는 의미로 해석할 수도 있기 때문이다. 2️⃣‘읽지 않음’을 ‘읽음’으로: 내용 요약하기 넘버링과 기호를 활용해 필요한 내용을 요약해보자. 좋은 자료를 찾아 공유하는 것은 함께 일하는 동료들에게 도움을 줄 수도 있지만, 모두가 시간을 내어 같은 내용을 확인하는 것은 비효율적일 수도 있다. 때문에 자료를 공유할 때는 주요 내용을 요약하는 일이 필요하다. 전체 내용을 읽지 않아도 핵심을 파악할 수 있으니 시간을 아낄 수 있고, 나중에 다시 봤을 때도 내용을 빠르게 파악할 수 있다는 장점이 있다. 유의할 점은 ‘공유 목적’에 초점을 맞춰 요약하는 것이다. 예를 들어 공유의 목적이 ‘우리 서비스와 유사한 UI 사례를 참고하기 위해’라면, 우리 서비스와 비슷한 점이 요약되어야 한다. 참고하지 않아도 되는 내용들까지 요약에 포함시키면, 어떤 것이 핵심 내용인지 알기 어렵다. 3️⃣의도한 바 그대로: 공유하는 사람의 관점 덧붙이기 공유하는 사람의 ‘생각과 의도’를 알려주자. 외부 글에 100% 동감할 때도 있고, 생각이 다른 때도 있을 텐데, 공유자의 관점을 덧붙이지 않으면 원글 작성자의 관점과 동일한 것으로 받아들일 것이다. 관점을 덧붙이는 것이 중요한 이유는, 서로의 생각을 확인하고 맞춰갈 수 있는 출발점이 되기 때문이다. 단순히 자료만 전달하는 일방향 소통이 아니라, 특정 내용에 대한 생각을 전하고, 팀원의 의견이 더해지는 쌍방향 소통의 가치를 느낄 수 있다. 생각을 덧붙일 때, 질문으로 마무리하는 것도 하나의 방법이다. 무척 단순한 질문이지만 “내 생각은 이런데, 너는 어때?” 같은 질문을 던지면, 마침표로 끝내는 것보다 훨씬 더 많은 이야기가 오갈 수 있다. 4️⃣우리의 노하우로 만들기: 공유 자료 구분하고 정리하기 팀의 공통 자료로 활용하고 노하우와 지식으로 흡수하기 위해, 공유 자료는 언제든 다시 꺼내 볼 수 있고 업무에 적용할 수 있게 잘 정리해야 한다. 비슷한 기존 문서가 있다면 해당 문서에 업데이트할 수도 있고, 아예 별도의 공용문서를 만들어 항목별(프로젝트명, 업무 방식, 아이디어 등)로 관리할 수도 있다. 공유 자료들을 문서 형태로 정리하면 놓치기 쉬운 자료를 다시 확인할 수 있다는 이점이 있다. 또한 여러 자료의 연관성을 확인하기도 좋다. 공유 목적이 유사한 자료들을 모아두면, 자료들의 맥락을 파악하기도 쉽다. #퍼블리매일읽기챌린지 #퍼블리뷰 #퍼블리뷰5일차