한성규

'지금 써보러 갑니다' '팁스터 뉴스레터' 운영자

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🌟 디테일의 간격 시리즈! [✏️ 일잘러의 메일 쓰기] (👀간단 요약) 📌 메일의 장점 ✓ 여러 수신/참조자를 두어 1대 多의 소통이 가능, 커뮤니케이션에 드는 비용이 저렴 ✓ 파일 첨부 등을 통해서 자료의 공유나 보고 등의 정리된 형태로 커뮤니케이션이 가능 ✓ 비동기식이라 업무를 방해하지 않고, 내가 보고 싶을 때, 읽고 싶을 때, 회신하고 싶을 때 회신 가능 ✓ 하단에 붙여진 메일 내용을 통해 업무의 히스토리 파악이 가능 📌 메일의 단점 ✓ 상대방의 수신 확인 및 쌍방향의 실시간 소통이 어려움 ✓ 수신/참조자가 서로 이해하고 있는 수준을 파악하기 힘들다는 점 📌 수신/참조자를 정확하게 ✓ 수신/참조자 구분이 안되면 누구한테 요청하는 것인지 불분명해서 커뮤니케이션 시간이 더 많이 소요 ✓ 수신자가 누구인지, 참조자가 누구인지 확실하게 지정해 주는 것이 좋음 ✓ 메일을 보내면서 다 수신자로 배정해서 보내면, 이런 경우 서로 '쟤가 챙기겠지..' 하면서 누락될 가능성 높음 📌 회신할 때는 전체 회신으로 ✓ 껄끄러운 내용이면 발신자에게 전화를 하거나, 대면 미팅을 요청하는 등 커뮤니케이션 방식을 전환하는 것이 좋음 ✓ 기존의 수신/참조자를 임의로 빼거나 하는 것은 아주 특별한 사유가 있는 게 아니라면 안 하는 게 좋음 ✓ 수신/참조자 추가 시 메일 본문에 "업무 처리에 유관 부서의 협조가 필요한 상황이라 수신자 확대하였습니다." 등의 안내 필요 📌 소속과 이름을 밝히면서 인사하기 ✓ 글은 형식을 갖추는 것에서 기본적인 예의가 시작 ✓ 메일 수신자가 누구든, 메일 시작에는 소속과 이름을 누구인지 밝히면서 인사를 하는 것이 좋음 ✓ 첫 메일이 아닌 회신된 메일에 다시 회신하는 경우는 생략해도 무방 📌 요청하는 내용과 일정을 명확하게 ✓ 메일로 업무 요청 시 '언제까지' 피드백을 받아야 하는지 와 '해당 일정까지 피드백이 없을 경우' 어떻게 해야 할지 기재 ✓ 수신자에게는 전체 업무의 일부만 요청한다 해도 가능하면 요청하는 업무의 전반적인 일정을 알려주는 것이 좋음 ✓ 수신자가 전체 일정에 문제없도록 내가 어떻게 업무를 해야 할지 계획을 세울 수 있음 📌 수신 확인 안내와 함께 피드백 일정 안내 ✓ "확인", "계획", "결과" 순으로 3번 피드백을 하는 것을 권장 📌 폰트 크기/컬러/bold 등의 사용은 최소화 ✓ 강조는 한두 가지 방법으로만 하는 것이 좋다. "일반적인 내용"과 "꼭 확인해야 할 중요한 내용" (👋중요한 이유가 뭔가요?) 메일은 여전히 중요한 업무 커뮤니케이션 수단 중 하나입니다. 본문 내용 중 제 기준에서 가장 공감한 건 '일정'에 대한 내용이었어요. 특정 프로젝트를 진행하는 과정 속 메일은 자칫 전체 일정과 업무 상황을 놓칠 수 있기에 관련 내용을 계속 인지할 수 있어야 하기 때문입니다. 메일 내용을 잘 꾸리는 것도 중요하지만, 메일을 쓰는 상황을 잘 이해하는 것도 중요하다는 생각으로 코멘트를 작성합니다.

일잘러의 메일 쓰기

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