#퍼블리뷰 94 구글 지메일을 사용하는 분들이 많을 것 같아요. 저도 그렇습니다. 회사 규모가 클수록 지메일로 받는 메일 수도 늘어나는 것 같아요. 메일 관리 어떻게 하시나요? 메일 관리로 스트레스 받은 경험 있는 분들을 위해 퍼블리에서 콘텐츠를 가져왔습니다 :) 산만한 지메일을 내 업무 비서로 만드는 방법 저자 퍼블리 1단계: 메일 필터링하기 우선, 산만한 메일함부터 어떻게 좀 해봅시다. 업무와 관련이 떨어지는 메일을 정리해 볼 건데요, 메일을 카테고리 별로 나누어 정리하면 좋겠죠. 뉴스레터뿐만 아니라 업무 메일도 라벨을 만들어 분류해 두면 훨씬 깔끔해져요. 업무별, 사업별, 부서별, 거래처별로 메일을 분류할 수 있으니까요. 필터 기능에서는 제목, 포함하는 단어(키워드), 제외할 단어, 크기(메일의 용량), 기간, 검색(메일함)에 따라 자유롭게 필터를 만들 수 있으니 필요에 따라 설정하시면 됩니다. 2단계: 팔로업 해야 할 업무만 남겨두기 메일 정리의 기본은 '진행 중인 업무 메일만 남겨두기'에요. 이렇게 하면 받은메일함을 투두리스트처럼 사용할 수 있어요. 메일함에 들어갔을 때 내가 해야 할 일을 한 번에 볼 수 있는 것이죠. 진행 중인 업무 메일만 남겨두기 위해 손쉽게 쓸 수 있는 기능은 바로 '보관처리'입니다. 이 기능을 사용하면 당장 필요하지 않은 메일들을 받은편지함에서 보이지 않게 처리할 수 있어요. 해당되는 메일 위로 마우스 커서를 올린 다음 '보관처리' 아이콘을 클릭하기만 하시면 됩니다. '다시 알림' 기능 위에 마우스 커서를 올리면 '다시 알림 시간'을 설정할 수 있는 창이 떠요. 오늘 중, 내일, 이번 주말, 다음 주에 알림이 오게 할 수도 있고, 직접 날짜 및 시간을 선택할 수도 있어요. 예를 들어 다음 주 주말까지 답장을 해야 하는 메일이라면, 금요일이나 주말에 알림 설정을 해두면 좋겠죠. 3단계: 효율적인 메일 확인 습관 만들기 아침에 제일 먼저 이메일을 체크하는 건 좋지 않은 습관이랍니다. 대부분의 사람들에게 아침은 가장 생산성이 높은 시간입니다. 때문에 이메일을 체크하는 일보다는 몰입이 필요한 창의적인 업무를 하기에 좋은 시간입니다. 하지만 우리는 아침에 습관적으로 메일함을 확인하죠. 왜 그럴까요? 메일을 체크하면서 우리는 '일이 진척되고 있다'는 느낌을 크게 받습니다. 시각적으로 일의 진척 상황이 바로바로 보이기 때문이에요. 예컨대, 받은편지함에서 10개의 메일을 처리하면, 메일 10개가 삭제됩니다. 그럼 10개의 일을 해냈다는 생각이 드는 거죠. 그 느낌에 중독된 건지도 모릅니다. 메일을 습관적으로 확인하기보다 몰아서 확인하고 답장하는 게 훨씬 효율적이겠죠.