💦 나만 모르는 프로덕트 관리 이야기 [ 🧠 스타트업 회의 문화 개선 가이드 (회의록 템플릿)] (👀간단 요약) 📌 기존 회의 문화 문제점 : 사전 준비 미흡 ✓ 회의 참여자가 준비해야 할 사항이 제대로 전달되지 않는다. ✓ 회의에 들어오는 사람이 아무 준비 없이 들어올 때가 있다. 📌 목적이 불분명한 회의 ✓ 회의가 끝나는 시점에 무엇이 결정되어야 하는지가 모호하다. ✓ 회의를 했는데 결론이 나지 않는다. ✓ 논의의 목적이 모호해서 결론이 나지 않는다. ✓ 필요성을 잘 모르겠는 관성적인 회의가 있다. ✓ 회의 주제를 벗어나 다른 주제가 논의된다. ✓ 어떤 유형의 회의인지 모호할 때가 있다. 📌 비효율적인 회의 방식 ✓ 공유 미팅 시 공유 수준과 내용, 방식이 적절하지 않다. ✓ 공유 수준에 통일성이 없다. ✓ 리드미팅 내용을 전파하기 위한 별도 미팅이 진행되어 비효율적이다. ✓ 회의를 준비하기 위한, '일을 위한 일'이 생긴다. ✓ 비슷한 주제로 중복되는 회의가 있다. 📌 지켜지지 않는 회의 시간 ✓ 주제와 관련되지 않은 발언이나 긴 화법 때문에 회의 시간이 길어진다. ✓ 회의 시간이 잘 지켜지지 않는다. ✓ 회의 시간을 사전에 제대로 예측하지 못한다. ✓ 회의 시간이 너무 느슨하게(길게) 잡혀있는 경우도 있다. 📌 회의 후 ✓ 회의 액션 아이템 관리가 잘 되지 않고, 특히 납기 관리가 안된다. ✓ 회의 후 내용 정리가 잘 되지 않는다. 📌 마인드셋 ✓ 회의는 다른 사람의 시간을 쓰는 것이라는 마인드셋이 부족하다. ✓ 회의에 가서 그냥 듣고 있는 경우가 많다. ✓ 회의할 때 개인 업무 하는 사람들이 있다. ✓ 회의가 너무너무 많다. ✓ 회의록 양식을 표준화할 필요가 있다. ✓ 회의 시간대가 애매해서 업무 몰입에 방해된다. 📌 문제를 해결하기 위한 다섯가지 솔루션 1. 회의 트레이닝 세션 2. 회의 가이드 페이지 정리 3. 회의 양식 정리 4. 회의 요정 제도 (서포터) 5. 기타 회의 방법론 (Ex. 타임키퍼, 전자기기 파킹 문화 등) 📌 회의도 일종의 프로젝트다. ✓ 프로젝트를 발의하고 기획하여 진행하듯이, 회의 또한 성과를 내기 위해 누군가가 책임지고 발의하고, 기획하고, 진행해야 ✓ 회의에는 성과가 있어야 하며, 회의 기획도 프로젝트 기획과 비슷한 과정이 필요. 다만 훨씬 빠르고 간소하게 진행되는 프로젝트 ✓ 회의에도 성과를 책임지는 단 한 명의 명확한 '책임자'가 필요하다는 의미에서 '회의 책임자’로 지칭하기로 합의 ✓ 참여자들도 단순히 자리를 채우는 수동적 입장이 아니라 성과를 내기 위한 이해관계자라는 의미에서 '회의 참여자'로 지칭 📌 회의 기획 ✓ 회의가 필요할 경우 회의록을 먼저 만듭니다. ✓ 회의록에 회의 개요를 적어 넣으며 기획합니다. ✓ 회의 제반사항을 체크합니다. 📌 회의 사전 준비 ✓ 회의 제반사항을 조율합니다. ✓ 회의 참여자들이 사전 준비할 내용을 정리합니다. ✓ 회의 사전 공지사항을 게시합니다. (슬랙) ✓ 회의 제반사항을 셋팅합니다. ✓ 당일날 회의 사전 준비사항을 리마인드합니다. 📌 회의 진행 ✓ 미리 회의실을 셋팅합니다. (회의 시작 5~15분 전) ✓ 회의를 시작합니다. ✓ 회의를 진행합니다. ✓ 회의를 끝내기 전에 내용을 마무리합니다. ✓ (종료 후) 회의록을 보기 좋게 편집합니다. ✓ 회의 결과를 공지합니다. (슬랙) ✓ 회의 액션아이템을 트래킹 합니다.